Buster Számlázó program dokumentáció

A mai világba mikor már szinte minden felköltözik az internetre un. felhőkbe felmerül a kérdés, hogy az vállalkozások ügyvitele miért helyhez kötött még mindig.

Ezt kiaknázva kezdtük el fejleszteni a BUSTER Ügyviteli alkalmazást. Mikor elkezdődött az első fejlesztés csupán az volt a cél, hogy két távoli üzlet együtt tudjon dolgozni. Később a piaci igényeknek megfelelve bővítettük szoftverünk tudását. A piaci szereplők ezeket modulokba foglalták. Mi ellenben arra törekedtünk, és törekszünk is, hogy a szoftver, pláne egy ügyviteli szoftver csak akkor ér valamit, ha a vállalkozás teljes feladatát el tudja látni.

Ezt szem előtt tartva fejlesztjük a BUSTERt. A nyílt forráskódú rendszereknek hála nem kell a BUSTERhez külön még más gyártók licencköltségeit is magára vállalnia. Szoftverünk a méltán népszerű MySql adatbázist használja minden nemű adat tárolására. Kiszolgáláshoz pedig a php-t hívja segítségül az apache webszerverrel integrálva.

Kliens oldalon így akármilyen böngésző lehet, akár még egy tablepcn is elfut alkalmazásunk.

Felépítése

  • Törzsek
  • Ajánlat/rendelés
  • Készletnyilvántartás
  • Gyártás
  • Vevő számlák
  • Szállítói számlák
  • Pénzügy
  • Könyvelés
  • Több telephely
  • Projekt nyilvántartás
  • Határidőzés

Célterület

  • Kiskereskedelem
  • Nagykereskedelem

Tulajdonságok

  • Integrált komplex redudanciamentes ügyvitel
  • Segíti a papírmentes iroda kialakítását
  • SQL alapú nyílt adatbázisra épül
  • Minden azonnal történik védett tranzakciókban
  • Biztosítja a tárolt adatok konzisztenciáját
  • Korszerű cloud ügyfél/kiszolgáló architektúra
  • Többrétegű jogosultsági rendszerű
  • Többnyelvű számlák kiállítása

Funkciók

  • Vevők részére ajánlatkészítés, nyilvántartása
  • Szállítói árak nyilvántartása
  • Beszerzési tervek készítése, nyilvántartása
  • Vevői ész szállítói rendelések készítése, nyilvántartása
  • Ft/deviza belföldi vevő, export, előleg, stornó számlák készítése
  • Ft/deviza belföldi szállítói, import, előleg, jóváíró számlák nyilvántartása
  • Több raktáras készletnyilvántartás
  • Gyári szám kezelése
  • Vonalkód használatának támogatása
  • Gyártásba adás, gyártás lekövetése, kész termék automatikus készletezése
  • Kintlévőségek nyilvántartása, behajtás támogatása
  • Kettős könyvelés, automatikus könyvelés
  • Statisztikák készítése, paraméterezhető lekérdezés
  • Cikkek tetszőleges számú cikkcsoportba sorolása
  • Fényképes árjegyzékkészítés
  • Több év egyszerre történő kezelése
  • Több telephely összekapcsolása

Terméktámogatás

A BUSTER a felhő technikát kihasználva egyszerűen megoldja ezt a feladatot. Ha a BUSTERt a mi általunk kínált szerveren futtatja akkor a felmerülő problémákat azonnal tudjuk kezelni, persze az ésszerűség határain belül. Ha saját szerveren futtatja, egyeztetés után 24 órán belül vagy személyesen, vagy távoli kapcsolatot felhasználva (ssh, távoli asztali kapcsolat) nyújtunk támogatást.

Fejlesztés

Mivel nincs olyan szoftver ami valaha is kész lenne, ezért nálunk is folyamatos a fejlődés.

A fejlesztési szakasz 3 lépcsős.

  • Kiadás (Stabil tesztelt verzió)
  • Kipróbálás alatt (Ebbe a verzióba az új fejlesztések tesztelése folyik, más új funkciót már nem építünk be)
  • Fejlesztés (Új funkciók beépítése, egyeztetése)

Tehát ha a jelenlegi funkció mellé saját funkciót szeretne akkor meg kell várni az előző verzió stabil kiadását.

Telepítés

A telepítés előtt gondoskodni kell egy megfelelően felkonfigurált LAMP szerverről. Ha ez megvan akkor egy tetszőleges könyvtárba, ami a szerverünkre mutat kicsomagoljuk a BUSTER.zip állományt.

Az adatbázisba létre kell hozni egy tetszőleges felhasználót, aminek korlátlan jogokkal kell rendelkeznie, mivel tárolt eljárások/triggerek, csak így telepíthetőek. Ezután egy mysql importtal az alap adatbázis már telepíthető is. Ezután már használható is a rendszer.

Érdemes az üres alap adatbázist rögtön lementeni, és miután minden funkciót teszteltünk, és beletanultunk az egyébként nem agyonbonyolított rendszerbe.

Alapfogalmak, definíciók

Pozicionálás

Az aktív objektum mindig más színű, mint a többi (az éppen szerkesztés alatt álló mező pl. sárga). Az objektumok közötti kurzormozgatásra az egér, az Enter, illetve a TAB és a SHIFT+TAB gombok adnak lehetőséget. Az Enter és a TAB a logikailag következő mezőre, a SHIFT+TAB a megelőző mezőre viszi a kurzort. Bizonyos objektumokon belül a kurzormozgató billentyűkkel (nyilak, Pgdn, Pgup, stb.) is lehet mozogni. Előfordul, hogy a képernyő egyenrangú részekből áll, s az Enter, TAB és SHIFT+TAB gombok nem képesek a kurzort egyikről a másikra átvinni. Ehhez az egeret kell használni. Olyan mezőkből, ahol többsoros szöveg (pl. megjegyzés) bevitelére van lehetőség, ENTER-rel nem lehet kilépni, hiszen ott az az új sor bevitelére szolgál. Ilyenkor a szöveg begépelése után egeret kell használni.

Menük

Az ablakok legfelső sorában helyezkednek el a program vezérlésére szolgáló legördülő (pull down) menük. Kezelésük majdnem olyan mint a sima legördülő menü azzal a kitétellel, hogy míg nem választunk belőle addig nyitva marad. Azaz a menü bezárása csak klikkeléssel történhet.

Eszközsávok

Az eszközsáv egy speciális képernyőterület, mely jellemzően több nyomógombot és esetenként egyéb, a munkavégzést gyorsító objektumot (pl. választólistát) tartalmaz. Rendeltetésük, hogy gyorsítsák a programmal való munkát, egyetlen gombnyomásra indíthatóak legyenek a legfontosabb funkciók. Általában egy (néha több) eszközsáv van egy ablakban. Ha egy van, akkor az mindig az ablak tetején, a menüsor alatt található. Ha több is van, akkor a részekre osztott ablak egyes részeinek a tetején találhatóak. Az eszközsáv objektumaira (nyomógomb, választólista, stb.) pozicionálva az egeret, néhány pillanat elteltével rövid magyarázat villan fel a kurzor alatt. Ez segít a jellemzően csak ábrát tartalmazó nyomógomb funkciójának azonosításában. Az eszközsáv objektumai csak egér használatával aktivizálhatóak.

Füles lapok

A képernyő felülete véges. Abban az esetben, amikor sok összetartozó adatot kell megjeleníteni, illetve kezelni, a program a képernyő adott területét többszörösen képes felhasználni a füles lapok segítségével. Az adott képernyőterület tetején a hagyományos kartonos nyilvántartásokban használatos kutyanyelvekhez hasonló fülek jelennek meg, melyek bármelyikét kiválasztva, a képernyőterületre az ahhoz a fülhöz tartozó adatok kerülnek.

Gyakorlatilag ez olyan, mintha egymás alatt lévő (egymást takaró) lapok közül mindig mást és mást húznánk elő.

Adatbeviteli mezők

Adatok megjelenítésére és/vagy módosítására szolgáló objektumok. Speciális változatuk a megjegyzés szövegek bevitelére szolgáló, jobb alsó sarkán nagyítható mezők.

Az adatbeviteli mezőkhöz szinte minden esetben címke (mezőnév felirat) tartozik. Ez azonosítja a mezőt a felhasználó számára. A bal alsó sarkukban piros ponttal megjelölt mezőkön történő dupla kattintás a mező kitöltését segítő, illetve a mező mögötti adattábla karbantartását lehetővé tévő funkciót aktivizálja. Dátumot tároló mezők kitöltéséhez segítség az automatikus dátumozás. Pl.: 2011-05-01 beírásához 2011-05. hóban elég csak egy egyes írni a beviteli mezőbe, azt elhagyva automatikusan kiegészíti. Ha pl.: fizetési határidőnél +8 napot akarunk beállítani akkor +8at beírva kiszámolja az aktuális napok utáni 8. napot. Viszont ilyenkor naptári napokkal számol, azaz beleszámolja a szombat és vasárnapokat is.

Görgető sávok / csúszkák

A képernyő mérete korlátozza az egyszerre megjeleníthető adatok mennyiségét. Ugyanakkor a logikailag összetartozó adatokat mégis egy képernyőablakban célszerű kezelni. Ezt az ellentmondást a gördítő sávval kiegészített képernyőobjektumok oldják fel. Ezek olyan eszközök, melyek egy adott fizikai méretű képernyőterületen logikailag sokkal nagyobbat tudnak kezelni azáltal, hogy a gördítő sávval a logikai képernyő görgethető a fizikai helyen. A nagy képernyőterületnek mindig csak egy részét lehet látni, mintha egy lapot letakarnánk egy másikkal, amelyen van egy nyílás. Ha a felső lapot mozgatjuk, az alsónak mindig más-más részét látjuk a nyíláson keresztül. A gördítő sáv lehet vízszintes és függőleges, gyakran mindkettő egyszerre is használható.

Választólisták

Törzsadattárból vagy kódszótárból való választásra szolgál. Megjeleníti a kiválasztott rekord egy mezőjét, miközben a kódot tárolja. Lefele mutató nyíllal a választólistából az egér vagy a nyíl billentyűk segítségével kiválasztható a keresett érték.

Jelölő négyzetek

Speciális, négyszögletes alakú, egyetlen jel tárolására szolgáló adatbeviteli mező, mely vagy üres, vagy egy jelet tárol. A jel elhelyezése illetve eltávolítása az egérrel vagy a szóköz billentyűvel történhet. Ha semmilyen jelet nem viszünk a mezőbe, akkor szürke színnel kerül ábrázolásra a jel.

Rádió gombok

Speciális választó gombok, melyek közül mindig csak az egyik lehet bejelölve. A bejelölt gombnak a színe különbözik a többiétől. Egérrel vagy szóköz billentyűvel lehet beállítani.

Adatok megtekintése Részletezés nézetben

Részletezés nézetben az adatbázis egyetlen adatcsoportjának (egy számla, egy készletbizonylat, stb.) mezői foglalják el a rendelkezésre álló képernyőterületet. Ebben a nézetben tehát egy adott sor több adata (legtöbbször az összes adata) egyszerre látható, szemben a Tallózás nézettel. Az adatbázis bővítése illetve az adatok megváltoztatása rendszerint csak Részletezés módban lehetséges. (Új elem felvitelekor illetve módosításkor Tallózás nézetből a program automatikusan átkapcsol Részletezés nézetbe.) A képernyőobjektumok közötti lépegetés a megszokott módon, a TAB és a SHIFT+TAB gombokkal vagy egérrel lehetséges. Bizonyos képernyőterületekről csak egér vagy CTRL+TAB segítségével lehet más képernyőterületekre átlépni, a TAB billentyűvel a kurzor körbejár az adott képernyőterület objektumai között. A sorok közötti lépdelés Tallózás nézetben gyorsabb, mint Részletezés nézetben, ezért célszerűbb azt használni erre a célra.

Részletezés nézetben a sor (pl. megrendelés) adatai nem szerkeszthetőek azonnal, noha a kurzor mozgatható a mezők között. A szerkesztés megkezdéséhez az Új rekord nyomógomb illetve a Javítás nyomógomb használatára van szükség. Ekkor az adatbázis a nézegetés (browse) üzemmódból átvált szerkesztés (insert vagy edit) módba. Szerkesztés módból csak a Jóváhagyás funkciók használatával lehet továbblépni.

Adatok megtekintése Tallózás nézetben

A Tallózás nézet táblázatos formában mutatja az adatbázis adatait (pl. minden sor egy-egy számla). Ez a táblázat a rendelkezésére álló területen vízszintesen és függőlegesen görgethető.

Tallózás nézetben általában nem lehet az adatokat változtatni (felvitel, javítás). Az adatok közötti lépdelés Tallózás nézetben gyorsabb, mint Részletezés nézetben, ezért célszerűbb ezt használni erre a célra. Tallózás nézetben az adatbázis valamennyi adata vagy csak a Szűrő funkció (lásd később) által kiválasztott adatok jelennek meg a táblázatban. Minél több sort tartalmaz a táblázat, annál lassabban nyílik meg. Igen nagyszámú (több százezer) sort tartalmazó táblázatok esetleg nem is tudnak megnyílni, mert vagy a kiszolgáló vagy az ügyfél számítógép tárolója betelik az ideiglenes állományokkal. A gyors munka biztosítására a BUSTER felhasználónként minden Tallózás nézethez (számlák, iratok, készletek, stb.) képes eltárolni egy alapértelmezésű szűrő beállítást, melyet mindig automatikusan figyelembe vesz, mielőtt megnyitná a táblázatot. Ha például a számlaiktatókönyv több tízezer számlát tartalmaz, teljesen felesleges a Tallózó nézetben ezt mind megjeleníteni, mert túl sokáig tartana és szinte lehetetlen lenne azt végiglapozni. Ilyenkor célszerű egy alapértelmezésű szűrőt készíteni, ami pl. az utolsó x nap számláit vagy a kifizetetlen számlákat szűri ki. A Tallózás nézet így csak jóval kevesebb számlát mutat ugyan, de valószínűleg úgyis csak ezekkel kell foglalkozni. Ha mégis szükség van korábbi számlákra, egyszerűen új szűrőt kell készíteni. A helyesen alkalmazott alapértelmezésű szűrőkkel drasztikus sebességnövekedést lehet elérni!

Törzsek, Szótárak

A BUSTER a ritkán változó adatokat kódszótárakban tárolja azonosítóval ellátva. A különféle adatok ezekre a kódszótárakra azonosítóval hivatkoznak. Amely azonosító már szerepel valahol az már nem törölhető. Ezek a kódszótárak az adatbázisba kaptak helyet, vagy a program alapadatokban módosítható, rendszergazdai jogosultságokkal. Ilyen kódszótár pl.: a cikkeknél a mennyiségi egység.

Cikkek, szolgáltatások

Minden bizonylatra (megrendelések, számlák, készletmozgási bizonylatok) kerülő cikknek, árunak, termékeknek szerepelnie kell a cikkek/szolgáltatások törzsben.

Ez a cikktörzs minden fontos adatot nyilvántartja

Elérhetősége a Törzs menü Cikktörzs almenüjén keresztül lehetséges.

Alaphelyzetben tallózási nézetet látunk, cikkszám, megnevezés, az aktuálisan belépett költséghely készlete, mennyiségi egység, eladható mennyiség, utolsó beszerzés, utolsó beszerzési ár van feltüntetve.

A cikkekről/szolgáltatásokról nyilvántartható adatok közül bizonyosak kitöltése kötelező, másoké nem. Az alábbi felsorolás nem csak a rekordban tárolt adatokat, hanem a kitöltést segítő objektumokat és eljárásokat együttesen taglalja.

Cikkszám

Egyedi azonosító szám,melyre később hivatkozunk. Csak nagybetűt és számokat fogad el, kötelezően kitöltendő mező. Ha nincs a vonalkód beviteli mező a cikkszám alapján EAN vonalkódot generál a program ami ki is nyomtatható.(Duplakatt a vonalkód beviteli mezőre)

Magyar név

A cikk/szolgáltatás magyar nyelvű megnevezése, maximum 97 karakter hosszan. A cikk/szolgáltatás részletesebb jellemzésére a leírás magyarul mező szolgál. Kötelezően kitöltendő mező. A cikk választólisták ezt veszik alapul.

Idegen név

A cikk/szolgáltatás idegen nyelvű megnevezése maximum 45 karakter hosszan.

Értékesítés ÁFA

Általános forgalmi adó bevallási sora értékesítés esetén. Adótörzsből, az E típussal jelölt sorok közül választható. A törzs karbantartására csak a Könyvelés menü Alapbeállítások funkciójában van lehetőség. (Nem lehet dupla kattintással adót javítani vagy újat rögzíteni.) Kötelezően kitöltendő mező.

Beszerzési ÁFA

Általános forgalmi adó beszerzés esetén. Adótörzsből, az E típussal jelölt sorok közül választható. A törzs karbantartására csak a Könyvelés menü Alapbeállítások funkciójában van lehetőség. (Nem lehet dupla kattintással adót javítani vagy újat rögzíteni.) Kötelezően kitöltendő mező.

ITJ

Hagyományos statisztikai kód. A beviteli mező melletti gombra kattintva kódszótárból választható.

Vámtarifa

Vámtarifaszám megadására szolgáló beviteli mező. Kitöltése nem kötelező.

Leírás magyarul

Termék vagy szolgáltatás leírása magyar nyelven. Több sorba bővebb leírás adható meg. Kitöltése esetén az itt szereplő leírás kerül a bizonylatra. Kitöltése nem kötelező.

Leírás idegen nyelven

Termék vagy szolgáltatás leírása idegen nyelven. Több sorba bővebb leírás adható meg. Kitöltése esetén az itt szereplő leírás kerül az idegen nyelvű bizonylatra. Kitöltése nem kötelező.

Vonalkód

A termék/szolgáltatás azonosító vonalkódja. Kitöltése nem kötelező, ilyenkor a cikkszámból generál vonalkódot a program.

Egység

Mennyiségi egység. Kódszótárból választható. Bővítésére az adatbázisban van lehetőség, adminisztrátori jogokkal.

Minimum mennyiség

A belépett aktuális raktár jelen termék/szolgáltatás minimum mennyisége. Minimum mennyiség esetén kiadáskor a program figyelmeztető üzenetet küld. Kitöltése nem kötelező.

Optimum mennyiség

A belépett aktuális raktár jelen termék/szolgáltatás optimum mennyisége. Automatikus rendelés esetén erre az értékre állítja a rendelendő mennyiséget. Kitöltése nem kötelező.

Legkisebb mennyiség

Értékesíthető legkisebb. Az itt beállított értékre áll be az eladásnál a mennyiségi beviteli mező, ha ettől kisebb értéket ír be. Nem bontható terméknél hasznos. Pl: 1Kg kiszerelésű liszt esetén egyet beírva csak 1 és többszöröse adható ki.

Szín

A cikktörzsben és a cikk lenyíló menükben ilyen háttérszínű ez a cikk. Kódszótárból választható.

Kategória

A BUSTER két kategóriába sorolja a cikkeket és szolgáltatásokat:

  • 1. Készlete nem lehet: készlettel nem rendelkező dolog (szolgáltatás)
    Minden olyan cikk, áru, termék vagy szolgáltatás, amely nem rendelkezik készlettel illetve ha készletmozgás követése nem cél. Semmilyen készletmozgáskor (pl.: értékesítés) nem kell a készletének változnia. Csak az értékesítési modulban (számla készítéskor) szerepelhet, a készlet modulban nem.
  • 2. Készlete lehet: készlettel rendelkező dolog (áru, termék, anyag)
    Minden olyan cikk, áru, termék, anyag, stb., amely rendelkezik készlettel. Mozgásakor a készletének változnia kell.

Árak fül

Ártípus

Az eladási ár típusa. A BUSTER minden cikk/szolgáltatáshoz az ártípus szótárban található ártípusok számával egyenlő eladási árat képes tárolni. (Mivel korlátlan számban vehető fel ártípus, az eladási árak száma is korlátlan.) Kódszótárból választható.

Dátum

Az eladási ár érvényességének kezdete. Az eladási árak kronológikusan is tárolhatók, azaz nyomon követhetőek az áremelések és leszállítások.

Nettó ár

A cikk/szolgáltatás nettó ára

Könyvelés fül

Megadható, hogy az adott cikk/szolgáltatás könyvelési szempontból hogyan viselkedjen.

  • Belföldi árbevétel
  • Export árbevétel
  • Költség/Készlet

Statisztika fül

Összesített és részletes statisztikát láthatunk az adott cikk/szolgáltatáskor, úgymint számlaszám, partner megnevezése, mennyisége, eladási/beszerzési ára, bizonylat mozgásneme, raktárkód és felhasználó.

Szerződések fül:

A cikkel kapcsolatban ügyféllel/ügyfélcsoportokkal kötött megállapodások adatai tekinthetők meg.

Partner

Cikk/szolgáltatásonként szerződni lehet eladási vagy beszerzési árakra, azaz ügyfelekhez kötött árlistákat lehet alkalmazni. Ügyféltörzsből választható.

Partner cikkszám

A cikk/szolgáltatás azonosító kódja a szerződő fél nyilvántartásában.

Lista ár

A szerződött vagy ajánlati ár. Az eladási árak meghatározásához illetve az eladási és a beszerzési árak megajánlásához használjuk.

Rabat

Az ajánlati árból a szállítótól kapott vagy a vevőnek adott engedmény %. A szállító ezzel az engedménnyel csökkentett ajánlati áron adja, a vevő pedig ezen kapja a cikket/szolgáltatást. Olyan esetben alkalmazzák, amikor pl. a szállító minden viszonteladójának azonos árakat ad meg, s külön-külön egyezik meg velük a rabatban.

Dátumtól/Dátumig

A szerződött ár érvényességének kezdete és vége. Akciók esetén kell kitölteni. A szerződött árak kronologikusan tárolhatók.

Csoportok fül:

Cikk/szolgáltatás csoportok

A cikkeket/szolgáltatásokat csoportokba lehet sorolni. A csoportok kódszótárból választhatók, számuk korlátlan. Egy cikk/szolgáltatás tetszőleges számú csoportba besorolható. A bal oldali lista az összes még ki nem választott csoportot, a jobb oldali a már kiválasztott csoportokat sorolja fel. Az egyikből a másikba a közöttük lévő gombok (fentről lefelé: Összesbe besorol, Kijelöltbe besorol, Kijelöltből kizár, Összesből kizár) segítségével vagy fogd és vidd módszerrel lehet áttenni. Új csoportot az eszközsáv (Új felvitel) nyomógombjával a Cikkcsoport szótár karbantartása ablakban lehet létrehozni. A cikkcsoportok az Árjegyzékek definiálásához, az Engedmények megadásához és különféle statisztikákhoz használhatóak fel.

Tulajdonságok fül:

Minden cikk/szolgáltatás tetszőleges számú tulajdonsággal rendelkezhet. A tulajdonságoknak magyar és idegen nyelvű nevet lehet adni. Pl. szín és color.

A következő tulajdonságok speciális kezelési módjuk miatt külön említést érdemelnek:

A Nettó súly, a Nettó kg, a Bruttó súly, a Bruttó kg, a Térfogat (m3) és a Térfogat (cm3) tulajdonságok értékeit a

Rendelés/Ajánlat, a Készlet és a Számlázás képernyőkön lévő súlyszámítás funkcióval összesíteni lehet az adott bizonylatra. Egyetlen gombnyomásra meghatározható tehát egy szállítmány összsúly és térfogata.

Ha az előbbi globális paraméter értéke pl. EAN kód, akkor az EAN kód1..EAN kódx nevű tulajdonságok értékei az adott cikk EAN kódjait tartalmazzák, s ezeket mint cikkszámokat begépelhetjük illetve vonalkódolvasóval beolvashatjuk a cikk kiválasztására szolgáló input mezőkbe.

Tulajdonság értéke

A tulajdonság konkrét értéke. Ha a tulajdonság pl. a szín: akkor mondjuk a kék.

Szerződött árak

Az eladási árak az engedménykezelő rendszer (lásd: Engedménytörzs) segítségével rendkívül sokoldalúan változtathatók. Többek között adott ügyfélhez illetve ügyfélcsoporthoz akár cikk mélységben is megadható engedmény. Ez azonban esetenként mégis kevés lehet, előfordulhat, hogy cikkenként fix árban állapodunk meg a vevőkkel illetve a szállítókkal. Ezeknek a rögzítésére a cikk/szolgáltatás törzs Szerződött árak funkciója nyújt lehetőséget. Az ide felvett árak értékesítéskor, megrendeléseknél minden más engedményt felülbírálva kerülnek alkalmazásra.

Partnertörzs

Az ablak tetején az egyes funkciók indítására szolgáló menü és a nyomógombokat tartalmazó eszközsáv található. Bizonyos helyzetekben egyes gombok illetve menüpontok nem használhatóak, ilyenkor elhalványulnak. (Pl. a Jóváhagyás és Elvetés gombok és menüpontok csak új felvitel vagy javítás elkezdése után válnak használhatóvá.) Az eszközsáv és a státuszsor közötti képernyőterület 7 lapból áll. A lapok közül egérrel, a lapok tetején látható fül megnyomásával lehet választani.

–Az első lapon egy a jobb oldalán gördítő sávval (csúszkával) ellátott ablakban az ügyfélnyilvántartóban tárolt adatokat (több ügyfél adatait) lehet látni Tallózás nézetben. Ez a nézet a nyilvántartás gyorsabb lapozására,áttekintésére alkalmasabb.

–A második lapon egy kiválasztott ügyfél összes adata látható. Ez az ügyfél adatainak Részletezés nézete. Ez a nézet egy ügyfél összes adatának megtekintésére és/vagy karbantartására szolgál.

–A harmadik lapon az ügyfélhez tartozó kedvezmények láthatóak/állíthatóak be.

–A negyedik lapon az ügyfélhez tartozó személyek adhatóak meg.

–A ötödik lapon az ügyfél kommunikációs számai, címei (telefon-, fax-, telexszám, e-mail cím, személyhívó, stb.) vannak. /Kommunikáció fül/

–A hatodik lapon az ügyfél statisztikája jeleníthetőek meg. Úgymint kiadási bevételi bizonylatok, rendelések banki/pénztári kifizetések

–A hetedik lapon a Könyvelés fül, ami megmutatja, hogy az adott ügyfél hogyan viselkedjen könyvelés szempontjából.

Részletezés fül:

Teljes név

Ügyfél teljes, maximum 72 karakter hosszúságú neve. Ez a név kerül a számlára. Kötelezően kitöltendő mező.

Rövid név

Ügyfél rövid, maximum 21 karakter hosszúságú neve. Nyomtatott listákon, választólistákban, kereséseknél használható. Automatikusan kitöltött mező.

Vevő jelölőnégyzet

Ügyfél vevőként szerepel. Csak bejelölt állapotában jelenik meg a választólistán vevőszámla készítésekor az ügyfél.

Szállító jelölőnégyzet

Ügyfél szállítóként szerepel. Csak bejelölt állapotában jelenik meg a választólistán szállítói számla készítésekor az ügyfél.

E fenti két, jelölőnégyzettel ellátott mező közül akár egyszerre mindkettő választható, hiszen az ügyfél viselkedhet vevőként, illetve szállítóként is.

Telephely cím

Ország, megye, irányítószám, város, utca, házszám felosztású cím, mely a számlára kerül. Az irányítószám választása után kitöltődik a város és fordítva. Az irányítószámot vagy a várost az adatbázis Települések szótárában tárolt települések közül kell választani. Ebben a szótárban minden településhez kód, településnév, irányítószám, országkód, megye, behatárolás mező tartozik. Az ügyfél rekordban így csak két mező van: a címkód és az utca+házszám. Azokban az esetekben, amikor a program nem ismer fel egy irányítószámot/települést, azt fel kell venni a Település szótárba.

Postai cím

A Telephely címmel azonos felépítésű és használatú cím.

Nyelv.

Ha itt nem a Hu szerepel akkor a bizonylat nyomtatásánál az idegen név mezők kerülnek nyomtatásra.

Adószám

Ügyfél adószáma (belföldi vevőnél). A BUSTER Számlázási és Pénzügyi moduljai használják ezt az adatot. Bevitelekor a BUSTER megvizsgálja, szerepel-e már az adatbázisban az adott adószám. Ha igen, a program figyelmeztetést küld, de engedélyezi a felvitelt, mert előfordulhat, hogy az ügyfél fióktelepe egy cégnek, ez esetben az azonos adószám nem hiba. Ügyfél választólistákban azonosítja az ügyfelet.

EU

Európai Uniós adóigazgatási szám, ha az ügyfél Közösségen belüliként lett definiálva, akkor kötelező megadni. Export-, illetve Közösségen belüli számlán tünteti fel a program. Áfa mentes számlát EU-s ügyfélnek csak úgy lehet kiállítani, ha ez a mező ki van töltve.

Cégj. szám

Az ügyfél cégjegyzékszáma.

Mük.eng. Működési engedély száma.

Jöv.eng.

Jövedéki engedély száma.

Nyitva-tartás

A partner esetleges nyitva tartása rögzíthető.

Felelős ügyintéző

Kapcsolattartó ügyintéző neve. A név választható a választólista használatával a személytörzsből.

Lejárt követelés

Az ügyfél ki nem fizetett, lejárt határidejű tartozása.

Összes követelés

Az ügyfél összes ki nem fizetett nettó számlája.

Hitel limit határ

Az ügyfél részére adott vásárlási limit. Ha átutalásos számla illetve szállítólevél készítésekor az ügyfél tartozása túllépné ezt a keretet, a program automatikus figyelmeztetést küld.

Eladási ártípus

Az ügyfélhez kapcsolható egy ártípus, amelyhez tartozó eladási ár alapértelmezésként kerül felajánlásra ajánlat, vevőrendelés, szállítólevél és vevőszámla készítésekor. Ártípus kódszótárból választható. Kötelezően kitöltendő mező.

Fiz. mód vevőként/Fiz. mód szállítóként

Az ügyfél szokásos fizetési módja. A BUSTER Számlázás moduljában számlázáskor ez az ügyfél alapértelmezésű fizetési módja. Kódszótárból választható. Kötelezően kitöltendő mező.

Haladék

Átutalásos fizetés esetén a fizetési határidő napokban. A BUSTER Számlázási moduljában számlázáskor ebből az adatból számolja ki a program a fizetési határidőt.

Számlaszám

Az ügyfél 8-as tagolású bankszámla száma. A BUSTER Számlázási és Pénzügyi moduljai használják ezt az adatot. Szállítói számlán szerepel. A beírt számlaszámot a program ellenőrzi. A megfelelő GIRO kód alapján kitölti a Bank beviteli mezőt.

Kategória (Normál, Tiltott, Egyedi)

Az ügyfél részére történő áru kiadás (értékesítés) lehetőségét korlátozza. Kizárólag Rendszergazda csoportba sorolt felhasználó képes beállítani. Alapvetően minden vevő a Normál kategóriába kerül.

Tiltott kategóriába tartozó ügyfélnek nem készíthető számla illetve szállítólevél. A program automatikusan Tiltott kategóriába sorolja azokat az ügyfeleket, melyek átutalásos számláikat a fizetési határidő lejárta után 30 napon belül nem egyenlítik ki. A Tiltott kategóriából az Egyedi kategóriába átsorolt ügyfél egyetlen tranzakció(pl. egy számla, vagy egy szállítólevél elkészülte) erejéig Normál ügyfélnek számít, de annak végeztével azonnal újra Tiltott lesz. (Az éppen készítés alatt álló számlát vezetői döntés alapján engedélyezni lehet).

Vihet szállítóra

A jelölőnégyzet nem-re állításával az ügyfél csak számlára vásárolhat.

Webes hozzáférés

A jelölőnégyzet igenre állításával az alatta megjelenő felhasználói név és jelszó megadásával a kiválasztott partner beléphet a BUSTER rendelési moduljába ami a partnereknek van fenntartva.

Ügyfélcsoportok fül:

Az ügyfelek - mint a személyek is - csoportokba sorolhatók. Egy ügyfél tetszőleges számú csoportba besorolható. A csoportok kódszótárból választhatók, számuk korlátlan. A csoportba sorolás a lehetséges csoportok listájából (bal oldalon) egy elem kiválasztásával és a jobb oldali besorolási listába való átvonszolásával (drag and drop/fogd és vidd) vagy a mozgató nyíl gomb megnyomásával történik. Új csoportot az Új ügyfélcsoport felvitele nyomógombbal lehet létrehozni.

Személyek fül:

Megegyezik a Személytörzs adataival. A név mező kötelezően kitöltendő.
Lásd: Személy adatok

Kommunikáció fül:

Kommunikációs szám/cím típus

Kódszótárból választható, a szám/cím típusát határozza meg. Ennek függvénye, hogy a megadott szám telefonszámnak, e-mail címnek vagy egyiknek sem minősül. A választólista nem fogadja el új típus beírását és dupla kattintás után sem jeleníti meg a kódszótár karbantartására szolgáló ablakot. A típus szótár adatbázisban bővíthető.

Könyvelés fül:

Megmutatja, hogy az adott ügyfél hogyan viselkedjen könyvelés szempontjából.

  • Belföldi vevőkénti besorolás
  • Belföldi szállítókénti besorolás
  • Export vevőkénti besorolás
  • Import szállítókénti besorolás

Személytörzs

Személyek (ügyfelek, saját dolgozók, ügyintézők, rokonok, stb.) adatainak megtekintésére, javítására, törlésére, új személy felvételére, elektronikus üzenet elküldésére, telefonálásra szolgáló funkció. Minden céghez több személy és minden személyhez egy cég tartozhat.

Az eszközsáv és a státuszsor közötti képernyőterület három lapból áll. A lapok közül egérrel, a lapok tetején látható fül megnyomásával lehet választani.

–Az első lapon egy a jobb oldalán gördítő sávval (csúszkával) ellátott ablakban a személynyilvántartóban tárolt adatokat (több személy adatait) lehet látni Tallózás nézetben. Ez a nézet a nyilvántartás gyorsabb lapozására,áttekintésére alkalmasabb.

–A második lapon egy személy összes adata látható. Ez a személy adatainak Részletezés nézete. Ez a nézet egy személy adatainak karbantartására szolgál.

–A harmadik lapon a személy és cége kommunikációs számai, címei (telefon-, fax-, telexszám, e-mail cím,személyhívó, stb.) vannak. Karbantartani csak a személy számait lehet, a cégét az ügyfélnyilvántartóban kell.

Részletezés fül:

Titulus

A névről leválasztva külön kell megadni a titulust, mely kódszótárból választható. Így a nevek ABC sorrendjét nem zavarja meg. (Pl a Dr-ok nem egy rakáson, a D betűnél lesznek.)

Név

Személy neve. Idegen neveket célszerű Vezetéknév Keresztnév formában megadni, hogy az ABC sorrendben a megfelelő helyen szerepeljenek.

Beosztás

Személy beosztása vagy foglalkozása.

(Cég)Munkahely

Az ügyfélnyilvántartóból választható ügyfél, ahol a személy dolgozik.

Iroda/Szoba

Épület/emelet/szoba, ahol a személy dolgozik

Jogosultság

Becenév

Személy megszólítása szóban.

Monogram

Megszólítás

Személy hivatalos megszólítása. Pl. hivatalos levélben.

Lakáscím

Ország, megye, irányítószám, város, utca, házszám felosztású cím. A város nevét (a hozzá tartozó irányítószámmal együtt) az adatbázis Települések szótárában tárolt települések közül kell választani. Ebben a szótárban minden településhez kód, településnév, irányítószám, ország, megye, irányítószám behatárolás mező tartozik. A személy rekordban így csak két mező van: a címkód és az utca.

Születési év

Személy születési éve. (Néhány személynek (főnök, házastárs, szülő...) nem árt tudni a születésnapját.)

Névnap

Személy névnapja.

Fénykép

A személy fényképe. Fájl feltöltéssel adható meg. A program automatikusan átméretezi.

Megjegyzések

Megjegyzések, információk, keresési kulcsok tárolására szolgál.

Hobbi

Kommunikáció fül:

Személyes és munkahelyi számok/Címek

Kommunikációs szám/cím típus

Kódszótárból választható, a szám/cím típusát határozza meg. Ennek függvénye pl. hogy a megadott szám telefonszámnak, e-mail címnek vagy egyiknek sem minősül.

Mozgásnemek

A mozgásnemek a készletmozgások különféle fajtáinak megkülönböztetésére szolgáló kódok.

Mozgásnem adatok:

A mozgásnem 3 pozíciós szám. A 100-as mozgásnem a nyitó tételek felvitelére szolgál. A készletnövelő mozgásnemek 101-197, a készletcsökkentőek 200-297 tartományba esnek. A BUSTER telepítésekor a legszükségesebb mozgásnemek kialakításra kerülnek. Ezeket kitörölni illetve átnevezni tilos. Ezeken felül igény szerint bővíthető a mozgásnemek száma, de figyelemmel kell lenni az alábbi szabályokra:

–Az értékesítési mozgásnemek folyamatos tartományban helyezkedjenek el.

–A beszerzési mozgásnemek folyamatos tartományban helyezkedjenek el.

–Az értékesítési mozgásnemek tartománya után egy helyet szabadon kell hagyni.

–Célszerű a mozgásnemeket párban felvenni. Pl.: 188 Apport befogadás 288 Apportba adás

Árképzés

A jelölőnégyzetet csak készletnövelő mozgásoknál kell kitölteni. Bejelölt állapota azt jelenti, hogy az adott mozgásnem befolyásolja a készletek értékének alakulását (pl. Beszerzés, Raktárra vétel termelésből, Nyitó). Ha üresen marad, nem befolyásolja a készletértéket (pl.: Áttárolás)

Engedmények

A BUSTER igen sokoldalú engedménykezelésre képes. Az engedményeket az ún. engedménytörzsben lehet karbantartani.

Engedmény adható egyetlen ügyfélnek, ügyfélcsoportnak, cikk/szolgáltatásra, cikk/szolgáltatás csoportra, kapcsolható időszakhoz, s ezek tetszőleges kombinációja is megadható. Pl. 10 % engedményt kap a bizományosok ügyfélcsoport a világítástechnikai cikkcsoportba tartozó cikkekre, 2012.00.01-től 2012.01.15-ig.

Az engedménytörzsben így egymást átfedő engedmények rögzíthetők. A BUSTER számlázáskor, rendeléskor, stb. megvizsgálja az engedménytörzsben tárolt összes alkalmazható engedményt és közülük a legnagyobbat ajánlja fel.

(Szerződött ár alkalmazása esetén az engedmény figyelmen kívül marad!)

Az engedménytörzsben tárolt engedmények számát célszerű minimalizálni, mert a nagyszámú engedmény vizsgálata lassíthatja a munkát és átláthatatlanná teszi az engedmények rendszerét. Ezt a cikk/szolgáltatás illetve ügyfélcsoportok tudatos alkalmazásával (pl. nem 10 ügyfélnek adunk engedményt, hanem a belőlük képzett egyetlen csoportnak) vagy az időszakos engedmények elavulás utáni törlésével lehet elérni.

Engedmény képernyő

A képernyőablak címsorában az Engedmények felirat látható.

Az ablak tetején az egyes funkciók indítására szolgáló menü és a nyomógombokat tartalmazó eszközsáv található.

Bizonyos helyzetekben egyes gombok illetve menüpontok nem használhatóak, ilyenkor elhalványulnak. (Pl. a Jóváhagyás és Elvetés gombok és menüpontok csak új felvitel vagy javítás elkezdése után válnak használhatóvá.)

Az eszközsáv és a státuszsor közötti - a jobb oldalán gördítő sávval (csúszkával) ellátott - képernyőterület a törzsben tárolt engedmény adatokat (egy vagy több cikk ill. szolgáltatás adatait) mutatja. A képernyőterület felső szélén lévő fülek az adatok tallózás és részletezés nézete között váltanak.

Engedmény funkciók

  • Lépdelés
  • Új engedmény
  • Új engedmény felviteléhez üres űrlapot jelenít meg és az adatbázis Felvitel módba kerül.
  • Javítás
  • Az adatbázis Javítás módba kerül, az engedménytétel adatai megváltoztathatóak.
  • Törlés
  • Az engedmény törlődik az adatbázisból.

Részletezés fül:

Ügyfél

Az ügyfélnyilvántartóból választható ügyfél, akire az engedmény vonatkozik.

Ügyfélkör

Az ügyfélcsoport kódszótárból választható csoport, amire az engedmény vonatkozik.

Cikkszám

A cikk/szolgáltatás törzsből választható cikk/szolgáltatás, amire az engedmény vonatkozik.

Cikkcsoport

A cikk/szolgáltatás csoport kódszótárból választható csoport, amire az engedmény vonatkozik.

Érvényesség

Meghatározza az időszakot, amikor az engedmény érvényben van.

Engedmény %

Az adott engedmény %.

Raktárak

A BUSTER korlátlan számú raktár kezelésére képes. Raktárak segítségével történik a saját és idegen készletek, illetve a helyben rendelkezésre álló és a más telephelyen vagy bizományban lévő készletek elkülönítése. A raktárak valóságos, fizikai (például egy teremben vagy telephelyen lévő áruk) vagy virtuális (egy konkrét bizományosnál lévő vagy egy szállítótól bizományban itt lévő áruk) raktárak lehetnek. A termelési folyamatok nyomon követése is raktárak segítségével oldható meg: a termelési folyamat szakaszait virtuális raktáraknak fogjuk fel és az anyagok, félkész és késztermékek mozgását raktárközi mozgásokkal követjük

Rendelések/ajánlatok adatok

Az ajánlatokról/megrendelésekről nyilvántartható adatok közül bizonyosak kitöltése kötelező, másoké nem. Az alábbi felsorolás nem csak a rekordban tárolt adatokat, hanem a kitöltést segítő objektumokat és eljárásokat együttesen taglalja.

Ügyfél

Cég, szervezet, stb., akihez az ajánlat illetve a megrendelés kapcsolódik. Ügyféltörzsből választható. Belső szervezeti egységtől származó szállítói rendelés felvitelekor a saját céget (központot) kell kiválasztani.

Átvevő

Az ügyfél cégnél a megrendeléssel foglalkozó személy. Személytörzsből - az ügyfél cég alkalmazottai közül - választható.

Fizetési mód

A majdani fizetés módja. Kódszótárból választható. Az ügyfél alapértelmezés szerinti fizetési módja felajánlásra kerül. Jogosultság kérdése, hogy a felhasználó megváltoztathatja e az ügyfél fizetési módját.

Saját ügyintéző

A program a bejelentkezett felhasználó nevét ajánlja fel alapértelmezetten.

Dátum

A megrendelés illetve az ajánlat készítésének a napja.

Bizonylatszám

A megrendelés illetve az ajánlat azonosító száma. Ajánlatoknál kiegészülhet a verziószámmal, amely egyetlen ajánlat különféle, alternatív változatait megkülönbözteti.

Hivatkozás

Az ügyfél által megadott azonosító (rendelésszám, iktatási szám) adható meg. Az ügyféllel kapcsolatos valamennyi bizonylaton (ajánlat, rendelés visszaigazolás, szállítólevél, számla) szerepelni fog.

Projekt

A projektlistában szereplő név kiválasztására szolgáló legördülő mező. Ezzel adható meg a kapcsolódó projekt. Az egész projekt lekövetését teszi könnyebbé.

Megjegyzések

Megjegyzések, közlendők, melyek a megrendelésen, visszaigazoláson illetve az ajánlaton is megjelennek.

Pénznem

A megrendelésben szereplő összegek pénzneme. Kódszótárból választható. Az ügyfél alapértelmezés szerinti pénzneme kerül felajánlásra.

Nettó érték

A megrendelés összesített nettó forint értéke. Nem beviteli mező.

Bruttó érték

A megrendelés összesített bruttó forint vagy deviza értéke. Nem beviteli mező.

Tételek

Osztály

Minden cikk/szolgáltatás osztályba sorolható, ezzel is megkönnyítve a választást. Ezzel a legördülő menüvel az osztály előszűrést végezhetjük el.

Készlet

Alapbeállítás szerint csak a készleten lévő termékeket listázza a program. Ezt kipipálva a készleten nem lévő termékek is listázásra kerülnek.

Cikkszám/Vonalkód

A cikk/szolgáltatás törzsben megadott cikkszám illetve vonalkód bevitelére szolgáló mező. Entert leütve még a keresés nem indul el, így tovább lehet szűkíteni a találati listát.

Cikknév

A cikk/szolgáltatás törzsben megadott cikknév bevitelére szolgáló mező. Enter leütésével az előbbi négy mező által leszűrt cikk/szolgáltatás lista az alatta lévő eredményablakban megjelenik lista szerűen, és az első cikk automatikusan ki is választódik.

Eladható

A cikkből szabadon eladható mennyiség a kiválasztott raktárban. Dupla kattintásra felugró ablakban a foglalt rendelések láthatóak.

Várható

A cikkből várható mennyiség a kiválasztott raktárban. Dupla kattintásra felugró ablakban a várható beérkezések láthatóak.

Utolsó ár

A cikk/szolgáltatás vevőre vetített utolsó bizonylati ára.

Mennyiség

A bizonylatra felvinni kívánt mennyiség beviteli mező.

Kedvezmény

Alkalmazandó engedmény %. Az engedménytörzsből a rendelkezésre álló adatok alapján a program megajánlja az adható legnagyobb engedményt. Felülbírálható, ha a felhasználónak a Személyes paraméterekben erre a Rendszergazda jogot adott .

Egységár

Nettó forint egységár vagy deviza egységár. A program automatikusan kitölti az ár mezőt az alábbiak szerint (a sorrendet is figyelembe véve):

1. Ha van a cikkhez+ügyfélhez kapcsolt, dátuma szerint érvényes Szerződött ár, akkor azt ajánlja fel.

2. Ajánlat vagy vevő rendelés esetén, ha van az ügyfélhez alapértelmezésű ártípus és a cikk/szolgáltatásnak van ilyen ártípus szerinti, eladási ára, akkor azt ajánlja fel.

A felajánlott ár felülbírálható ha a felhasználónak a Személyes paraméterekben erre a Rendszergazda jogot adott

Ajánlat készítése

Ajánlatok nyilvántartására és karbantartására az Ajánlatok funkció szolgál.

Az ajánlat készítés módja, a felvételre kerülő adatok köre megegyezik a megrendelés készítésnél tárgyaltakkal. Különbség a nyomtatás gomb használatakor van, ajánlatról ugyanis Ajánlat című bizonylat, vevői megrendelésről pedig Megrendelés visszaigazolás bizonylat nyomtatódik.

Ajánlatot az elfogadása előtt illetve a szerint módosítani lehet, majd rendeléseknél az ajánlatból ad ikonnal importálható rendeléssé

Az el nem fogadott ajánlatok nyugodtan törölhetők a nyilvántartásból.

Vevő rendelés felvétele

Új rendelés felvétele az Új rendelés nyomógomb lenyomásával kezdeményezhető.

Megrendelés mindaddig módosítható, amíg a rendelési tétel állapota azt lehetővé teszi. Kiszállított és/vagy kiszámlázott (teljesített) megrendelést már nem lehet javítani.

Fontos tudni, hogy egy vevői rendelés módosítása nem vonja maga után automatikusan a belőle képzett szállítói rendelés módosítását. Ha tehát egy vevőrendelést visszamondanak, s közben már szállítói rendeléshez felhasználták azt, a szállítói rendelést külön csökkenteni kell, ha még egyáltalán lehetőség van erre. Rendelési tétel állapota kézzel módosítható illetve automatikusan változik a számlázási- és/vagy a készletmodul használatával. Megrendelés felhasználásával készült számla például a megfelelő rendelés tételeket teljesítetté teszi.

A vevőrendelések tételsorainak tallózás nézetében látható teljesített és teljesítendő mezőből kiszámítható a hiány. A hiány kiszámításának képlete:

Hiány= Készlet-Vevő rendelések összesen

Hiány tehát akkor keletkezik, ha a rendelésállomány meghaladja a készletet.

A fenti képlettel kiszámított hiány egy globális érték, amit szét kell osztani az egyes megrendelések között, hiszen több megrendelésen szerepelhet ugyanaz a cikk.

Ez az érték automatikusan és állandóan változhat vevőrendelések illetve bevételezések keletkezésekor vagy módosításakor illetve értékesítéskor. Minden ilyen esetben a program újraosztja a cikk hiányát az adott cikkre vonatkozó, élő vevőrendelések között.

Összeszedő lista készítése

A rendelésen szereplő tételekről a raktárosoknak összeszedőlista készíthető.

Kiadási bizonylaton a partnert kiválasztva a rendelésből hozzáad gomb megnyomásakor a felugró ablakba szűrhető a kívánt paraméter alapján, és ezután a nyomtató ikonra kattintva kinyomtatható az összeszedő lista.

Szállítói rendelés felvétele

Megrendelés mindaddig módosítható, amíg a rendelési tétel állapota azt lehetővé teszi. Leszállított és/vagy kiszámlázott (teljesített) megrendelést már nem lehet javítani.

Fontos tudni, hogy egy vevői rendelés módosítása nem vonja maga után automatikusan a belőle képzett szállítói rendelés módosítását. Rendelési tétel állapota kézzel módosítható illetve automatikusan változik a készlet modul vagy a szállítói számla modul használatával.

Megrendelés felhasználásával készült készletmozgási bizonylat illetve szállítói számla a megfelelő rendelés tételeket teljesítetté teszi. Készíthetünk a vevői rendelésből közvetlen szállítói rendelést a vevői rendelés továbbrendelés gombjával.

Szállítói számlák

A BUSTER belföldi szállító-, import-, belföldi szállító előleg- és import előlegszámlák iktatására, stornózására, listázására nyújt lehetőséget. Számlák iktathatók korábbi szállítói megrendelések és/vagy készletmozgási bizonylatok teljes vagy részben történő felhasználásával, miáltal az adatbevitel redundanciától mentesen valósul meg. A könyvelési modul részére automatikus feladást készít a mozgás nemekhez, cikkekhez és paraméter törzshöz kapcsolódó kontírozó törzs alapján.

Szállítói számlák képernyő

Az eszközsáv és a státuszsor közötti képernyőterület két részből áll. A felső részen egy a jobb oldalán gördítő sávval (csúszkával) ellátott ablakban a szállítói számlák iktatókönyvében tárolt adatokat (egy vagy több számla adatait) lehet látni, az alsó részen pedig az aktuális (felül kiválasztott) számlához kapcsolódó számlatételek rekordjai vannak. Mindkét képernyőterület fülekkel van ellátva a felső szélén. Ezek az adatok tallózás és részletezés nézete között váltanak.

Az alsó részen a Tallózás és Részletezés füleken kívül még további három fül található: statisztika fizetés, és a könyvelés

A statisztika fülön a kiválasztott cikk/szolgáltatás statisztikája látható időszaki rendbe. A fizetés fülön a bizonylat kifizetésére vonatkozó adatok vannak felsorolva. A könyvelési fülön a kiválasztott bizonylat könyvelési adatai vannak táblázatszerűen felsorolva.

Szállítói számla adatok

A szállítói számlákról nyilvántartható adatok közül bizonyosak kitöltése kötelező, másoké nem. Az alábbi felsorolás nem csak a rekordban tárolt adatokat, hanem a kitöltést segítő objektumokat és eljárásokat együttesen taglalja.

Ügyfél

Cég, szervezet, stb., a szállító (akinek fizetünk). Ügyféltörzsből választható. Belső szervezeti egységtől származó szállító felvitelekor a saját céget (központot) kell kiválasztani.

Átvevő

Az ügyfél cégnél a megrendeléssel foglalkozó személy. Személytörzsből - az ügyfél cég alkalmazottai közül - választható.

Fizetési mód

A majdani fizetés módja. Kódszótárból választható. Az ügyfél alapértelmezés szerinti fizetési módja felajánlásra kerül. Jogosultság kérdése, hogy a felhasználó megváltoztathatja e az ügyfél fizetési módját.

Saját ügyintéző

A program a bejelentkezett felhasználó nevét ajánlja fel alapértelmezetten.

Teljesítés/Kelte/Fizetési határidő

A szállítói számláról kitöltendő adat. A teljesítése figyelembe lesz véve a könyveléskor, illetve a lejárat figyelésekor. Kötelezően kitöltendő mező.

Száma

A számla azonosító száma. Automatikusan keletkezik. Mivel számlaiktatás közben a felajánlott alapértelmezésű számlatípus megváltoztatható, a számlaszám is ennek megfelelően változik. A számlaszám az analitika azonosítója, az ellenőrzések (APEH) részére bizonyítja a számlakibocsátás folyamatosságát és manipulálhatatlanságát.

Hivatkozás

Az ügyfél által megadott azonosító (rendelésszám, iktatási szám) adható meg. Az ügyféllel kapcsolatos valamennyi bizonylaton (ajánlat, rendelés visszaigazolás, szállítólevél, számla) szerepelni fog. Ide célszerű beírni a szállítói számla számlaszámát.

Projekt

A projektlistában szereplő név kiválasztására szolgáló legördülő mező. Ezzel adható meg a kapcsolódó projekt. Az egész projekt lekövetését teszi könnyebbé.

Megjegyzések

Megjegyzések, közlendők, melyek a megrendelésen, visszaigazoláson illetve az ajánlaton is megjelennek.

Pénznem

A számlán szereplő összegek pénzneme. Kódszótárból választható. Az ügyfél alapértelmezés szerinti pénzneme kerül felajánlásra.

Nettó érték

A megrendelés összesített nettó forint értéke. Nem beviteli mező.

Bruttó érték

A megrendelés összesített bruttó forint vagy deviza értéke. Beviteli mező. Akkor célszerű kitölteni, ha a program kerekítés miatt eltérést mutat a szállítói számlához képest. A kerekítés az alapbeállításban szereplő adatok szerint kerül lekönyvelésre.

Tételek

Osztály

Minden cikk/szolgáltatás osztályba sorolható, ezzel is megkönnyítve a választást. Ezzel a legördülő menüvel az osztály előszűrést végezhetjük el.

Készlet

Kipipálásakkor csak a készleten lévő terméket mutatja, ezzel szűkítve a találati listát.

Cikkszám/Vonalkód

A cikk/szolgáltatás törzsben megadott cikkszám illetve vonalkód bevitelére szolgáló mező.
Entert leütve még a keresés nem indul el, így tovább lehet szűkíteni a találati listát.

Cikknév

A cikk/szolgáltatás törzsben megadott cikknév bevitelére szolgáló mező.
Enter leütésével az előbbi négy mező által leszűrt cikk/szolgáltatás lista az alatta lévő eredményablakban megjelenik lista szerűen, és az első cikk automatikusan ki is választódik.

Eladható

A cikkből szabadon eladható mennyiség a kiválasztott raktárban. Dupla kattintásra felugró ablakban a foglalt rendelések láthatóak.

Várható

A cikkből várható mennyiség a kiválasztott raktárban. Dupla kattintásra felugró ablakban a várható beérkezések láthatóak.

Utolsó ár

A cikk/szolgáltatás szállítóra vetített utolsó bizonylati ára.

Mennyiség

A bizonylatra felvinni kívánt mennyiség beviteli mező.

Egységár

Nettó forint egységár vagy deviza egységár. A program automatikusan kitölti az ár mezőt az alábbiak szerint (a sorrendet is figyelembe véve):

  • 1 Ha van a cikkhez+ügyfélhez kapcsolt, dátuma szerint érvényes Szerződött ár, akkor azt ajánlja fel.
  • 2 A cikktörzsbe megtalálható beszerzési árat ajánlja fel..

A felajánlott ár felülbírálható ha a felhasználónak a Személyes paraméterekben erre a Rendszergazda jogot adott Lehetőségünk van még a szállítói bizonylat iktatására is a Szállítót számláz gombra kattintva

Import számla készítése

Import számla rögzítésekor a Deviza számla típust kell kiválasztani. Az import számla kezelése lényegében teljesen megegyezik a belföldi szállítói számláéval, pusztán az árfolyam és az ÁFA típus megadása okozhat gondot. Árfolyamnak az áru átadás-átvétel illetve a szolgáltatás nyújtásának-igénybevételének napján, azaz a Teljesítés napján érvényes árfolyamot kell megadni, nem a számla kelte szerinti árfolyamot. A banki teljesítéskor ettől nyilván eltérő árfolyam lesz érvényben, s a BUSTER az árfolyam különbözetet automatikusan kontírozza és könyveli.

ÁFA típusnak AAM. kell kiválasztani. ÁFA alap a forint összeg, az ÁFA érték pedig nulla lesz. Az ÁFA lapot egyébként a program automatikusan kitölti. Devizás belföldi szállítói számlánál Norm. kell állítani, mivel ilyenkor ugyanúgy történik az ÁFA könyvelése csak a megadott devizaértékkel számolva.

Devizás szállítói számlán a tételek egyenként történő forintosításából adódóan a kerekítések miatt eltérés mutatkozhat a számla végösszegénél. Ilyenkor is felülbírálható a Bruttó/deviza beviteli mezővel, és a különbség az alapbeállításban szereplő adatok szerint kerül lekönyvelésre.

Számlázás, értékesítés

Vevőszámla készítésekor fokozott figyelemmel kell dolgozni, ugyanis a rögzített számla - a jogszabályoknak megfelelően - nem módosítható, nem törölhető a rendszerből, a rontott számlát csak stornó számla rögzítésével lehet eliminálni!

Általános tudnivalók

A törzsadatok (ügyfél, cikk, fizetési mód, stb.) választólistái nem elfogadják új, a törzsben még nem szereplő adat bevitelét. A számlázás közbeni új törzsadat beléptetését a következőképpen kezdhetjük: Egyszerűen a Törsz menü partnerek funkciót választva új partner hozzáadva majd visszatérve a bizonylathoz kiválasztható az újonnan felvitt partner. A megkezdett felvitel ugyan onnan folytatódik ahol abbahagytuk.

A dátumot elegendő rövidítve is beírni elválasztó jelekkel ekkor a program kiegészíti a tárgyév illetve tárgyhó részekkel. Előfordulhat, hogy ha a mezők között kapcsolat van az egyik értékétől függően kötelező a másik kitöltése is. Pl. gyártási szám mező töltése akkor kötelező, ha a választott termék törzsadatainál ezt bejelöltük.

Színek használata a számlaképernyőn

A tallózás nézetben az elkészült számlákat mutatja a program egymás alatt. Ezek között szűréseket végezhetünk, az oszlopfejlécekre kattintva pedig rendezhetünk.

Ha piros színnel látjuk a számlát, akkor lejárt a fizetési határideje és nem került teljes körűen pénzügyi kiegyenlítésre. Ha rózsaszínű a számla háttérszíne, akkor még rendezetlen, de a fizetési határidőn belül vagyunk. Fehér szín esetén kifizetett a számla.

A részletezés nézetben a választott számlára áll a gép és ennek az egy számlának mutatja az adatait teljes körűen.

A kék mezők nem szerkeszthetők, ide a program számol értéket vagy a törzsekből hoz adatot.

A sárga mező pedig felvitel során mutatja, hogy éppen melyik mezőbe vár adatot a program.

Számlázás képernyő

Az eszközsáv és a státuszsor közötti képernyőterület két részből áll. A felső részen egy a jobb oldalán gördítő sávval (csúszkával) ellátott ablakban a vevőszámlák iktatókönyvében tárolt adatokat (egy vagy több számla adatait) lehet látni, az alsó részen pedig az aktuális (felül kiválasztott) számlához kapcsolódó számlatételek rekordjai vannak.

Mindkét képernyőterület fülekkel van ellátva a felső szélén. Ezek az adatok tallózás és részletezés nézete között váltanak.

Tallózás fül

Egy gördítő sávval (csúszkával) ellátott ablakban egyszerre, táblázatos formában tekinthetők át a számlatételek.

Részletezés fül

A számla tételei egyenként, részletes adatokkal láthatóak Bizonylathoz nem kapcsolható új számla rögzítésekor a számlázandó tételek itt adhatóak meg.

Előlegek fül

A felhasznált és fennmaradó előlegösszeget jeleníti meg. Előlegszámlán természetesen nem lehet előlegfelhasználás.

Bank/pénztári kifizetések fül

A számla teljesítésére vonatkozó banki vagy pénztári pénzmozgások adatai jeleníthetőek meg, valamint a kifizetett összegről és az egyenlegről nyújt információt.

Könyvelve fül

Egy számla lekönyvelése után erre a fülre kerülnek rá a könyvelési információk.

Számlázási adatok

Ügyfél

Cég, szervezet, stb., a szállító (akinek fizetünk). Ügyféltörzsből választható. Belső szervezeti egységtől származó szállító felvitelekor a saját céget (központot) kell kiválasztani.

Átvevő

Az ügyfél cégnél a megrendeléssel foglalkozó személy. Személytörzsből - az ügyfél cég alkalmazottai közül - választható.

Fizetési mód

A majdani fizetés módja. Kódszótárból választható. Az ügyfél alapértelmezés szerinti fizetési módja felajánlásra kerül. Jogosultság kérdése, hogy a felhasználó megváltoztathatja e az ügyfél fizetési módját.

Saját ügyintéző

A program a bejelentkezett felhasználó nevét ajánlja fel alapértelmezetten.

Teljesítés/Kelte/Fizetési határidő

A szállítói számláról kitöltendő adat. A teljesítése figyelembe lesz véve a könyveléskor, illetve a lejárat figyelésekor. Kötelezően kitöltendő mező.

Száma

A számla azonosító száma. Automatikusan keletkezik. Mivel számlaiktatás közben a felajánlott alapértelmezésű számlatípus megváltoztatható, a számlaszám is ennek megfelelően változik. A számlaszám az analitika azonosítója, az ellenőrzések (APEH) részére bizonyítja a számlakibocsátás folyamatosságát és manipulálhatatlanságát.

Hivatkozás

Az ügyfél által megadott azonosító (rendelésszám, iktatási szám) adható meg. Az ügyféllel kapcsolatos valamennyi bizonylaton (ajánlat, rendelés visszaigazolás, szállítólevél, számla) szerepelni fog. Ide célszerű beírni a szállítói számla számlaszámát.

Projekt

A projektlistában szereplő név kiválasztására szolgáló legördülő mező. Ezzel adható meg a kapcsolódó projekt. Az egész projekt lekövetését teszi könnyebbé.

Megjegyzések

Megjegyzések, közlendők, melyek a megrendelésen, visszaigazoláson illetve az ajánlaton is megjelennek.

Pénznem

A számlán szereplő összegek pénzneme. Kódszótárból választható. Az ügyfél alapértelmezés szerinti pénzneme kerül felajánlásra.

Nettó érték

A megrendelés összesített nettó forint értéke. Nem beviteli mező.

Bruttó érték

A megrendelés összesített bruttó forint vagy deviza értéke. Nem beviteli mező

Számla típus

Norm vagy AAM Normál számla esetén áfás számla kerül rögzítésre, míg AAM esetén áfa nélküli alanyi adómentes, vagy külföldi devizaszámla kerül rögzítésre. Belföldi deviza számla mivel ugyanúgy adót tartalmaz mint a belföldi forintszámla, így kiállításakor Norm mód választandó

Szállítás:

A rendelés szállítási módja, kódszótárból választható, használható túraszervezéshez.

Fuvarparitás (város)

Export számlánál használatos mező.

Paritás

Bővíthető törzsadat, export számlánál használjuk.

Tételek:

A képernyő alsó fele szolgál a számlázandó tételek megadására az alábbi adatokkal:

cikkszám, cikk megnevezése, mennyiség, mennyiségi egység, engedmény %.

A nettó Ft érték és a bruttó érték számolt adat a mennyiség, ár, engedmény alapján számítja ki a program. A cikk választást segítendő a cikk/szolgáltatás fontosabb paramétere a cikkválasztó jobb oldalán kerül megjelenítésre. A cikk lista első eleme automatikusan kiválasztásra kerül a gyorsabb számlázás érdekében.

Új számla készítése

Új vevőszámla készítése az (Új bizonylat felvitele) gombra történő kattintással indítható. Rendelés vagy készletképernyőről történő számlázás esetén viszont automatikusan elindul a funkció oly módon, hogy a program kitölti a rendelés vagy szállítólevél alapján a mezőket, s csak a hiányzó adatokkal kell kiegészíteni a számlát vagy értelemszerűen módosítani a mezőket. Rendelésből történő számlázás esetén csak a raktáron lévő teljesíthető tételeket ajánlja fel a rendszer.

Először a képernyő felső részén a számla fejadatait kell kitölteni, majd a számlázandó tételeket kell rögzíteni. A számla tételsorainak száma nincs korlátozva. A tételsoroknál a program eladási árakat és engedményeket számol a fejléc ügyfél, fizetési mód adatai alapján. A számla adatainak kitöltése után azt a (Jóváhagyás) gombbal rögzíthetjük a rendszerben. A számlán feltüntetésre kerül az aktuális, valamint az összes nyomtatási példányszám is. Már nyomtatott számla újbóli kinyomtatásakor a példányra rákerül a másolat jelző. A számla a (Jóváhagyás) gomb megnyomásakor automatikusan kapja a számlaszámot, így biztosítva a kihagyás nélküli folyamatos sorszámozást, még több gépen egyszerre történő számlázás esetén is. A rögzített számla nem módosítható csak stornózható, ebben az esetben egy stornó számla készül új sorszámmal, a régi számlára történő hivatkozással.

Számlatételek megadása

A számlatételek megadása háromféleképpen történik. A három lehetőség egy számlán belül is alkalmazható. Nincs korlátozva, hogy egy számlára hány tétel kerülhet.

1. A vevő számlázatlan szállítólevelei alapján:

A Számlázatlan szállítólevelek nyomógomb használatával a megjelenő Szállítólevelek ablakban kijelölhetők a számlázandó tételek. A számlázás oszlopba beírható a számlázni kívánt mennyiség, vagy a (Bizonylatot kijelöl) gombbal a kijelölt szállítólevél összes tétele átvihető számlázásra. Ha csak egy rekordot szükséges számlázni a szállítólevélről, az a sorra duplán kattintva tehető meg.

Ha valamely szállítólevél tétel korábban részben már számlázásra került, a számlázandó mennyiség mezőben már csak a hátralék szerepel. Az összes szállítólevél összes tételének számlázása az eszközsáv (Mindent kijelöl) gombjával végezhető el. Ekkor az összes mennyiség átíródik a számlázás oszlopba.

Ha nem kell a teljes mennyiséget számlázni, akkor a számlázás mezőben átírjuk a csökkentett mennyiségre. A rendelés/hivatkozás oszlopban a rendelésszámot illetve a készletbizonylaton megadható hivatkozási számot látjuk, melyre kereshetünk is.

A felső zöld eszközsávban gyorskereső áll rendelkezésre, ha sok tétel közül kell megkeresni a számlázandókat. A tételek oszlopfejlécére kattintva átrendezhetjük a listát. A tételek kijelölése után a zöld pipával bezárjuk az ablakot. A program a tételeket áthozza a számlára. Ha újra átlépünk a szállítólevél képernyőre, akkor a program eldobja az előzőleg bejelölteket és újrakezdhetjük a kijelölést.

Ha egy ügyfél felé több pénznemben is van kiszállítás, a számlázáskor csak a számla pénzneme szerinti szállítólevelekből választhatunk!

2. A vevő teljesítetlen megrendelései alapján:

A Vevőszámla ablakban található (Rendelésből hozzáad) gomb megnyomása után generál egy listát, ahol kiválaszthatóak a kiszámlázni kívánt rendelések.

A működése hasonló az előbb ismertetett szállítólevélből történő számlázáséval.

3. Ha a számla alapjául - a rendszerben rögzítettek közt - nem szolgál semmilyen bizonylat:

Ekkor a számla nem köthető sem megrendeléshez, sem szállítólevélhez. Ilyen esetekben a tételek manuálisan adhatóak meg.
Ennek menete a következő:

A cikk/szolgáltatás listájából (a cikktörzsből) választható ki a számlázni kívánt cikk. A listában a cikkszám és a megnevezés mellett az aktuális készletadatok (összes, eladható, lekötött, rendelt) nyújtanak segítséget.

Nagy cikktörzsek esetén a cikkszám előtti osztály mezővel tudunk szűréseket megadni a gyorsabb cikkválasztáshoz illetve a készleten van pipa kipipálásával tovább szűkíthető a találati lista.

Adott felhasználó csak abból a raktárból értékesíthet, melyhez raktárkezelési jogosultsága van. Ha szolgáltatást számlázunk, akkor a raktár megadása és a továbbiakban ismertetett tudnivalók között is lesznek, melyeket figyelmen kívül kell hagyni, mert a készletkezeléshez kapcsolódnak.

Ha a cikktörzsben a választott cikkhez elő van írva a gyári és/vagy gyártási szám használata, akkor ezek megadása következik. Továbblépve a számlázandó mennyiséget, majd pedig az eladási egységárat kell bevinni. A minimális értékesítési mennyiségnél – melyet a cikktörzsben rendelhetünk a cikkhez – kisebb mennyiség megadásakor, valamint a legutolsó beszerzési/nyilvántartási árnál kisebb egységár megadása esetén a program ezekre figyelmezteti a felhasználót. A legkisebb mennyiségtől kisebbet nem adhatunk el.
Az árat és az engedményt a program beajánlja ha ezekre képzési szabályokat megadtuk korábban (ügyfél ártípusa, ügyfélre vonatkozó engedmények mennyiségi, fizetési mód szerinti engedmények, stb.) Ha a számlázónak van hozzá jogosultsága, akkor felülbírálhatja az engedményt és az egységár mezőt.

Az esetlegesen alkalmazott engedmény % illetve összeg megadása után végeztünk egy tétel felvitelével. A számla nettó és bruttó érték mezőihez hozzáadódik az aktuális tétel értéke. A számlára további tételeket a fentiek szerint folyamatosan vihetünk fel. Egy kiválasztott számlatételt törölni a számla jóváhagyása előtt a (Tétel törlése) gombbal tudunk.

Számla ismétlés

Ismétlődő számlák készítésére (ugyanaz a vevő, ugyanazok a cikkek/szolgáltatások) az Ismétlés gomb nyújt lehetőséget. Pl. havi bérleti díj számlázásakor meg kell keresni a korábbi számlát, s az Ismétlés gomb egyetlen gombnyomással elkészíthető az új számla.

Az Ismétlés funkció nem lezárt számlát hoz létre, hanem egy új számlát kezd készíteni, s abba bemásolja az eredeti számla adatait. Az ismételt számlát ugyanúgy jóvá kell hagyni, mint egy közönséges számlát.

Számla stornózása

Az ügyvitel során előfordulhat, hogy valamely okból az elkészített számlát módosítani, vagy törölni szükséges. A számlabizonylat utólagos módosítására, valamint semmissé tételére nincs lehetőség, csak stornó számla rögzítésével eliminálható az eredeti oly módon, hogy az a stornó művelet után is megtalálható lesz a rendszerben.

Pro-forma számla

Pro-forma (elő-)számlának olyan bizonylatot tekintünk, amely olyan mint a számla (úgy néz ki), de mégsem az abban a tekintetben, hogy csak a készletek kezelése történik meg, árbevétel és adófizetési kötelezettség még nem keletkezik.

Fentiek miatt pro-forma számlát nem is a Számlázás, hanem a Készlet funkcióban kell készíteni. A pro-forma számlára kerülő tételeket mint szállítólevelet rögzítjük, nyomtatáskor pedig a legszélső Pro-forma számla gombot használjuk. A Pro-forma számla sorszámként a készletbizonylat sorszámát kapja.

Pro-forma számla csak export vevőnek készíthető

Árfolyamkülönbözet lekönyvelése

A számlák kiállítása és rendezése időben elkülönül egymástól, s ez természetesen a kiállításkori és a teljesítéskori árfolyam eltérését is jelenti, hiszen kiállítani a keltezés napján érvényben lévő, rendezni viszont a teljesítés napján érvényben lévő árfolyamon kell a számlákat. A két árfolyam eltéréséből árfolyamnyereség, vagy árfolyamveszteség keletkezik. Ezt a BUSTER természetesen nyomon követi, és automatikusan lekönyveli az árfolyam nyereség vagy az árfolyam veszteség számlára. Javasolt egy átvezetési főkönyvi számla nyitása, ahova a nyereség és veszteség könyvelése lesz irányítva a kontirtörzsben, majd csak ennek egyenlegét kell átvezetni a veszteség vagy nyereség főkönyvi számlára. A könyvelési tételek a Könyvelés fülön jeleníthetők meg.

A program a bankkönyveléssel együtt fogja a főkönyvi könyvelésbe lekönyvelni az árfolyam nyereséget, vagy veszteséget. A banki könyvelésben viszont mindössze 1 tétel szerepel, a kiegyenlített összeg. Itt a Bevétel/Kiadás oszlopban az összeg Ft-ban, az Összeg oszlopban devizában jelenik meg. A Kiegyenlített összeg mezőben az érték a számla pénznemében számítva, míg a Banki összeg mezőben a folyószámlát vezető bank árfolyamán számítva jelenik meg.

A nem Ft-os banki tétel rögzítésekor a bizonylat fejrészén található egy árfolyam mező. Ebben szükséges a pénznemhez banki forintárfolyamot rendelni, az árfolyamtörzsből létezőt választva, vagy azt kibővítve. E mező kitöltése kötelező, a program nem engedi „1” értékkel rögzíteni.

Szállítólevél (Készlet bizonylat)

A készletnyilvántartás adatai közül bizonyosak kitöltése kötelező, másoké nem. Az alábbi felsorolás nem csak a készletbizonylat illetve a tétel rekordokban tárolt adatokat, hanem a kitöltést segítő objektumokat és eljárásokat együttesen taglalja.

Mozgásnem

A gazdasági esemény kategorizálására szolgál, megadja, hogy milyen jogcímen mozgott a készlet. Pl. beszerzés, értékesítés, áttárolás,stb. A 100-zal kezdődő mozgásnemek növelik, a 200-zal kezdődőek csökkentik a készletet. Kódszótárból választható. A telepítéskor képződő kötött mozgásnemek törlése vagy megváltoztatása tilos. Természetesen a lista új mozgásnemekkel bővíthető. Új mozgásnem felviteléhez szükséges adatok kitöltéséről lásd: Mozgásnem adatok témakör.

Bizonylatszám

A bizonylat azonosító száma, az analitika azonosítója, az ellenőrzések (APEH) részére bizonyítja a bizonylatképzés folyamatosságát és manipulálhatatlanságát. Automatikusan képződik. A készletmozgások rögzítésekor az alapbizonylat (szállítólevél, bevételezési jegy, stb.)számát a megjegyzés mezőbe lehet feljegyezni.Ha kézi szállítót rögzítünk annak száma ide írható, az nem befolyásolja a gép számozás sorrendítését ilyenkor viszont csak másolati példány nyomtatható.

Keltezés

A bizonylat készítésének a napja.

Teljesítés

Az áru átadás-átvételének a napja. A készletkartonon ez a dátum fog szerepelni, továbbá ez a dátum lesz az ÁFA elszámolás alapja. A számla teljesítési dátumával meg kell egyeznie.

Hivatkozás

Megadható a rögzítet bizonylat azonosító száma, például a szállítólevél száma.

Ügyfél

Értékesítési mozgásoknál a vásárló, beszerzési mozgásoknál a szállító. Egyéb mozgásoknál a saját cég nevét vagy az ügyféltörzsben önállóan szereplő valamelyik részlegnek a nevét kell megadni. Ügyféltörzsből választható. Dupla kattintás után megjeleníti az ügyféltörzset, ahol az ügyfél adatai karbantarthatóak. Értékesítési mozgásnem esetén, csak olyan ügyfél vásárolhat, amelyik nem lépte túl a hitelkeretét, nincs tiltólistán és nincs türelmi időn túl ki nem fizetett számlája.

Átvevő

Az ügyfél alkalmazottjának neve.. Alapértelmezésként az első alkalmazott nevét ajánlja meg. Személytörzsből – az ügyfél alkalmazottai közül - választható.

Saját ügyintéző

A készletmozgást rögzítő alkalmazott neve. Alapértelmezésként a bejelentkezéskor azonosított felhasználó nevét ajánlja fel.

Pénznem

A bizonylaton szereplő összegek pénzneme. Kódszótárból választható. Csak olyan devizanemet ajánl fel a program melyhez pénztárat rendeltünk.

Árfolyam

A kiválasztott pénznem alapján az árfolyamtörzsből kap alapértéket.

Megjegyzések

Megjegyzések, közlendők, melyek a bizonylaton megjelennek.

Nettó érték

A készletmozgás összesített nettó forint értéke. Nem beviteli mező.

Bruttó érték

A készletmozgás összesített bruttó forint értéke. Nem beviteli mező.

Részletezés fül

Cikk

A mozgó cikk megnevezése illetve kódja. A cikk a Cikk/szolgáltatás törzsből választható. A választólista a cikkszámon és megnevezésen kívül a cikk összesített készletét (Összes), vevőrendeléseit (Foglalt) és szállítói rendeléseit (Várható) is mutatja.

Cikk megnevezése, leírása

A mozgó cikk megnevezése (megnevezés, ügyfél által alkalmazott azonosító, műszaki tartalom, stb.), mely a bizonylaton megjelenik.

Raktár

A készletmozgás ebből a raktárból/raktárba történik. Nem beviteli mező.

Eladható

A cikkből szabadon eladható mennyiség a kiválasztott raktárban.

Mennyiség

Mozgó mennyiség.

Mennyiségi egység

Mozgó mennyiség mennyiségi egysége.

Egységár

Nettó forint egységár vagy deviza egységár. A program automatikusan kitölti az ár mezőt az alábbiak szerint (a sorrendet is figyelembe véve):

  • 1. Ha van a cikkhez+ügyfélhez kapcsolt, dátuma szerint érvényes szerződött ár, akkor azt ajánlja fel.
  • 2. Értékesítés esetén, ha van az ügyfélhez alapértelmezésű ártípus és a cikk/szolgáltatásnak van ilyen ártípus szerinti, dátuma alapján érvényes eladási ára, akkor azt ajánlja fel. Beszerzés esetén az utolsó beszerzési árat ajánlja fel.
  • 3. Értékesítés esetén, ha van eladási ár rögzítve a cikk/szolgáltatás-hoz, akkor az első érvényben lévőt ajánlja fel. A felajánlott ár felülbírálható ha a felhasználónak a Személyes paraméterekben erre a Rendszergazda jogot adott (Eladási árat változtathat jogosultság).

Kedv.%

Alkalmazandó engedmény %. A felajánlott engedmény felülbírálható ha a felhasználónak a Személyes paraméterekben erre a Rendszergazda jogot adott (Eladási árat változtathat jogosultság).

Eladási ár

Nettó egységár-engedmény Nem beviteli mező. Értékesítéskor az eladási árból, beszerzéskor a készletnövelő értékből számítva.

Elrontott bizonylat kezelése

Bizonylat készítése a Rögzítés funkció használatával fejeződik be. Ez után a bizonylat javítására a Javítás vagy a Stornó funkciók adnak lehetőséget. A javítás csak bizonyos adatokat enged javítani. Amennyiben javítással nem változtatható meg egy adat, a bizonylatot stornózni kell a megfelelő menüpont használatával.

A különböző modulok közötti fenti összefüggések szinte lehetetlenné teszik, hogy a BUSTER eszközkészletén kívüli eszközökkel (adatmanipuláló programok, adatbázis kezelő eszközök, közvetlen SQL parancsok) a készletbizonylat állományt közvetlenül szerkeszteni lehessen, ezért semmiképp sem vállalkozzon erre, mert bizonyosan jóvátehetetlen károkat szenved az adatbázis.

Előlegek kezelése

Előlegszámla a Kiadás menü előlegszámla funkcióban lehetséges. Az új bizonylat felvitele nyomógomb megnyomása után a vevő neve beviteli mezőre való klikk után a partnertörzsből választható a partner. A partnertörzsnél egyszerű szűrőfeltételek is megadhatóak. Ezután egy tetszőleges szöveg adható meg, mely a bizonylaton is megjelenik. Az összeg beírása után a devizanem beállítása következik. Az itt megadott devizanemű számlán használható csak fel az előleg. Ezután lezáráskor nyomtatódik egy előlegszámla, és könyvelésbe is bekerül, továbbá a devizanemnek megfelelő pénztárba is beíródik az összeg. Kiadáskor az előleg fülön kerül feltüntetésre a felhasználható előleg. Nem fontos az egész előleget egy számlán felhasználni, ekkor csak részfelhasználás történik, viszont a számla végösszegénél nagyobb előleg értelemszerűen nem használható fel. Kiadáskor az előleg értéke levonódik a fizetendő összegből.

Projektkezelés

Projekt képernyő

Az eszközsáv és a státuszsor közötti képernyőterület egy részből áll. A jobb oldalán gördítő sávval (csúszkával) ellátott ablakban a projektek iktatókönyvében tárolt adatokat (egy vagy több projekt adatait) lehet látni. A képernyőterület fülekkel van ellátva a felső szélén. Ezek az adatok tallózás és részletezés és a kapcsolódó bizonylatok nézete között váltanak.

Tallózás fül

Egy gördítő sávval (csúszkával) ellátott ablakban egyszerre, táblázatos formában tekinthetők át a projekttételek.

Részletezés fül

A projekt tételei egyenként, részletes adatokkal láthatóak Bizonylathoz nem kapcsolható új projekt rögzítésekor a tételek itt adhatóak meg.

Kapcsolódó bizonylatok fül

Az aktuálisan kiválasztott projekt egyenlege tekinthető meg és alatta a projekthez kapcsolódó kimenő és bejövő számla táblázatos nézete. Bármely számlára klikkelve a bizonylat részletes nézetéhez ugrik a program.

Projekt

A projekt adatai közül bizonyosak kitöltése kötelező, másoké nem. Az alábbi felsorolás nem csak a tárolt adatokat, hanem a kitöltést segítő objektumokat és eljárásokat együttesen taglalja.

Projekt azonosító

Meg kell adni egy projektazonosítót melyre a későbbiekben hivatkozunk.

Projekt név

Projekt neve. Szabadon megadható, viszont kitöltése köztelező. A bevételi illetve a kiadási bizonylatoknál (ajánlatok, szállítólevelek, számlák) ezen azonosítóból lehet választani a projekt legördülő listában.

Projekt kezdete

Dátum beviteli mező. A projekt kezdetét adja meg.

Projekt várható vége

Dátum beviteli mező. A projekt várható befejeződését adja meg.

Státusz

(Aktív, szünetel, lezárt)

Kapcsolattartás saját oldalon

–Személy
Kódszótárból választható.
–e-mail
Kapcsolattartó email címe
–telefon
Kapcsolattartó telefonszáma
–beosztás
Kapcsolattartó beosztása
A fentiek ha megvan adva a személynél automatikusan kitöltésre kerülnek a személy kiválasztása után.

Kapcsolattartás ügyfél oldalon

–Személy
Kódszótárból választható.
–e-mail
Kapcsolattartó email címe
–telefon
Kapcsolattartó telefonszáma
–beosztás
Kapcsolattartó beosztása
A fentiek ha megvan adva a személynél automatikusan kitöltésre kerülnek a személy kiválasztása után.

Kapcsolatos link (pl.: dokumentum helye)

Megadható, hogy saját tárhelyünkön a projekthez kapcsolódó egyéb bizonylat hol található. Központi adattárolásnál fontos szempont

Egyéb adatok

Egyéb a projektre vonatkozó adat adható meg. A projekt leírására ne ezt a beviteli mezőt használjuk, lévén a mező maximum 72 karakterig tárolja az adatokat.

Projektleírás

Projekt bővebb leírása. Erre 490 karakter áll rendelkezésünkre, melyről az alatta látható mező ad visszajelzést.
Az itt létrehozott projekt minden bizonylatnál megadható ezután a projekt legördülő menübe. A várható megtérülés a kapcsolódó bizonylatoknál nyomon követhető. (Kiadási-bevételi bizonylat összege).

Leltár

A készlet leltárt célszerű legalább egy évben egyszer elvégezni, hogy megtudjuk mennyiben tér el a gépen tárolt készlet a valóságtól.

A leltár a leltár felvitelével kezdődik. A leltár kezdetekor az adott raktár készlete nem módosul. Tehát leltár alatti bizonylat kiadás és bevétel elvileg lehetséges, de a későbbi készlet miatt nem célszerű. Viszont így megoldható akár részleltározás is. A leltározás mindig a belépett felhasználó raktárába történik, másik raktárba leltározni nem lehetséges.

Leltár felvitele

Leltár felvitele majdnem úgy történik mint egy bizonylat kiállítása csak itt értelemszerűen nincsenek fejlécadatok. A cikkszűrés a már bemutatott módon lehetséges. Azaz osztály megadása, kód megadása és cikknév megadása. Ezekből bármelyik elhagyható, de a találati listába csak az első 200 találat jelenik meg. A találati lista első eleme automatikusan kiválasztódik és a beviteli mező a mennyiség re áll rá. A talált mennyiség megadása után a tétel a leltárívre kerül. Ez már csak törölhető, de nem módosítható.

Célszerű egy leltárívre maximum 50-60 tételt felvinni a későbbi javíthatóság és visszakeresés no meg a gyorsabb kiértékelés miatt.

Lezárás után a leltárlistára kerülünk vissza, ahol is megkapja a leltári számot a L/évszám/sorszám alapján. Az utolsó mezőbe látható, hogy az adott leltári bizonylat feldolgozott státuszú vagy még feldolgozatlan. Csak a feldolgozatlan státuszú leltári ív szerkeszthető a későbbiekben.

Leltár feldolgozása

Leltár feldolgozása egyetlen menetben történik. A leltár hiányt vagy a leltár többletet a beállított mozgásnemhez rendelve a leltárív kiválasztása után a program elkészíti a bizonylatokat.

Ezeket a bizonylatokat a későbbiekben nem tudjuk módosítani, mivel az a leltárnál eltérést mutatna.

Alapbeállításban a leltár többlethez illetve a leltár hiányhoz default mozgásnemek tartoznak. De ezek leltárívenként megváltoztathatóak. A legördülő mezőbe csak a belépett felhasználó által választott raktárak leltárívei láthatóak.

Felhasználók

A BUSTER felhasználói külön táblába kaptak helyet. Itt ezen felhasználóknak az alapadatai adhatóak meg. A belépési jelszó is megváltoztatható de csak rendszergazdai jogosultsággal.

A vezetéknév, keresztnév, felhasználói név, és jelszó megadása mellett kötelező még az üzlet megadása is, hogy a belépett felhasználó mely telephelyen(üzletbe) fog tevékenykedni.

Ha egy felhasználó több üzletbe is belépést szeretne akkor más belépési névvel fel kell venni a többi üzletbe is.

A születési év és gyermekek száma megadása után használható lesz a szabadságnyilvántartás modul is.

Jogosultságok

Az ablak felső és alsó része külön válik. A felső részen a BUSTER moduljai foglalnak helyett, mely modulok mellett be lehet állítani azt a jogosultsági szintet mely elérése minimum kell a modul használatához.

Az alsó részben a felhasználók kapnak helyett. A felhasználói név üzlet mellett van lehetőség megadni a jogosultsági szintet. Ha már egy felhasználó nem jogosult belépni se, akkor az aktív jelzőbitet n re állítva a rendszer már belépéskor elutasítja a felhasználót.

Tehát e két szinttel állítható be egy felhasználó jogköre.

Pl.: Engedélyezzük a számlázást, de a vevő módosítást már nem. Ilyenkor ha a felhasználó 10-es szinten van akkor a vevő módosítási modult 11-es szintre állítva elveszti a jogot.

Szabadságok nyilvántartása

A felhasználó megadása után az alábbi mezők adhatóak meg:

Szabadság:

Az itt beállított időközt a születési dátum, a gyermekek számából számolt alapszabadság illetve a korábban kivett szabadságból vonja le.

Plusz szabi

Fizetettlen szabadságok bevitelére szolgáló rész.

Plusz munka

Az itt beállított idővel növekszik a szabadnapok száma

Könyvelés

Alapbeállítások

A különböző átvezetési alapszámlák és adónemek adhatóak meg. Csak rendszergazda állíthatja be. Új adónem esetén az adókulcs is itt adható meg.

Főkönyvi számlák

A különböző gyűjtőkódok összes értékét szerepeltető táblázat. Egyszerő rátekintéssel a fontosabb adatokat kinyerhetjük. Az alaptelepítésbe feltöltött számlaszámokon csak indokolt esetben módosítsuk, a téves könyvelés elkerülése végett!

Egy számasorra kattintva az aktuális számlasor módosítható.

Új főkönyvi számla

Számlaszám a megnevezés és a gyűjtőkód után a számla típusát kell beállítani. Ha itt fejlécet állítunk be akkor a számlaszám alárendelt számláinak összege jelenik meg a fökönyvi számlák nézetbe.

Ezekután azt kell megadni, hogy az adott számlát mely bizonylatoknál szeretnénk felhasználni. Az itt beállított közéseket figyelembe veszi a program pl.: a cikkek/szolgáltatások illetve a partnerek könyvelési listájánál.

Gyűjőkódok

Itt vihetőek fel új gyűjtőkódok. Alaptelepítésben a gyújtőkódcsoportok már létre vannak hozva. Ezeken csak indokolt esetben módosítsuk, a téves könyvelés elkerülése végett!

Napló

A könyvelési napló áttekintésére szolgál.
A fenti dátummezővel tetszőleges könyvelési időszak kérhető le.

Az azonosítóra kattintva csak az azonosítóval ellátott könyvelési nézet kérhető le. Ugyanígy a főkönyvi szám és a gyújtőkód alapján is kérhetünk listát. Minden új bizonylat az alapképernyőn szürke háttérrel rendelkezik, a könnyebb azonosíthatóság miatt.

Gyorskönyvelés

A BUSTER minden számlát és pénztári/banki tevékenységet automatikusan lekönyvel. Ha van olyan bizonylat mely nem ezek közé tartozik, azt itt lehet lekönyvelni.

Az eszközsáv és a státuszsor közötti képernyőterület két részből áll. A felső részen egy ablakban a könyvelési alap adatokat lehet látni, az alsó részen pedig az aktuális (felül kiválasztott) számlához kapcsolódó tételek rekordjai vannak.

Alapadatok

A könyvelési dátum megadása után a partner kiválasztása következik.

A hivatkozás, bizonylatszám és a megjegyzés megadása nem kötelező.

Ezekután a könyvelési adatok vihetőek fel.
A tartozik/követel választása után a főkönyvi számlaszám megadását követően a könvyelendő összeget kell megadni.

A felvitt adat a megfelelő oldalra redukálódik, és a kettő közt egy mérlegikon jelenik meg.
Míg a mérleg valamely oldalra billen, azaz a két könyvelési oldal nem egyforma addig a bizonylat nem zárható le. Ezzel elkerülve a téves könyvelést.

Az esetlegesen tévesen felvitt adatot a könyvelés lezárása előtt a ikonnal távolíthatjuk el. A könyvelés lezárása után már nincs lehetőségünk a könyvelés módosítására, mivel bekerül a naplóba és a naplófőkönyvbe.

Ha még is szeretnénk a könyvelésen módosítani egy u.n. átvezetési számlán tehetjük meg. külön tételként könyvelve

Fizetsi felszólítás

Fizetési felszólítás készítése

A képernyő elérése után a Lejárat napja mezőben meg kell adni azt a határnapot, ameddig lejárt fizetési határidejű követeléseket kívánunk bevonni a felszólítások körébe. Ezután ha szükséges, tovább szűkíthetjük a felszólítandók listáját. 2 funkció közül választhatunk.

1. Az első (Fizetési felszólítás) gombbal a listán szereplő követelésekre számlánként külön-külön készíthető el a felszólítás. Külön levélbe kerül minden egyes esedékes számla, a levél címébe kerülő sorszám jelzi az ügyfélnek, hogy adott számlájára hányadik fizetési felszólítást küldjük.

2. A második (Fizetési emlékeztető) gombbal a lista alapján nem felszólító levelet, hanem fizetési emlékeztetőt készíthetünk az ügyfél(ek)nek. Az emlékeztető egy nem sorszámozott levél, mely nem rögzül a rendszerben. A címe nem felszólítás, hanem fizetési emlékeztető lesz, tartalomra viszont megegyezik az ügyfelenkénti felszólító levéllel. Ez egyfajta egyeztetőnek felel meg, melyen az ügyfél láthatja, hogy mely számláin milyen fennálló tartozása szerepel a rendszerben, ezáltal kontrollálhatja tartozásait.

Fizetési emlékeztető/felszólító levél szövegezése

Mind a fizetési emlékeztető, mind a fizetési felszólítás tetszőlegesen szövegezhetőek. A levélen megjelenítendő szövegek beállítását a Karbantartás/Szövegfájlok pontban tudjuk megtenni, a megfelelő szövegfájlt kiválasztva Módosítás üzemmódban. A szövegek bővíthetőek, vagy tetszőleges új szövegezés kerülhet helyükre. A $-al kezdődő sorokat a program kiegészíti az adatbézisban tárolt értékekre, azok megváltoztatása hibához vezet! pl.: $vnev helyére a vevő neve kerül.

Tárgyi eszköz nyilvántartás

A BUSTER Tárgyi eszköz modulja alkalmazható a 2001.01.01 előtt aktivált tárgyi eszközökre - ahol maradványértékkel nem kell számolni - és alkalmazható az új számviteli törvény alapján maradványértékkel és hasznos élettartammal megadott 2001.01.01 óta aktivált tárgyi eszközökre.

A program külön kezeli a számviteli törvény szerinti értékcsökkenést és külön az adótörvény szerinti értékcsökkenést, s ennek megfelelően kimutatást kérhetünk a kétféle módon számolt értékcsökkenésről, a terven felüli értékcsökkenésről ill. az eszközök tárgyi eszközök közül történő kivezetésekor a nettó értékről és a számított nyilvántartási értékről.

A BUSTER a könyvelési modul részére automatikus feladást készít a főkönyvi besorolásokhoz és tárgyi eszköz mozgásnemekhez kapcsolódó kontírozó törzs alapján.

A program támogatja a tartozékok nyilvántartását és leltározását.

A tárgyi eszköz ikonra kattintva előtűnik a tárgyi eszköz képernyő. A képernyőablak címsorában a Tárgyi eszköz nyilvántartás felirat látható. Alatta a menü, még alatta az eszközsáv, a képernyő legalján pedig a státuszsor (üzenetsor) helyezkedik el.

Kétféle nézetet válaszhatunk.

Vagy táblázatos formában egymás alatt - az azonosító oszlopra rendezve - látjuk az eszközöket, a csúszkával jobbra haladva mozoghatunk az oszlopok között, változtathatjuk az oszlopok szélességét, ezt hívjuk Tallózás nézetnek.

Vagy a Részletezés fülre kattintva, a kiválasztott tárgyi eszközt látjuk a teljes képernyőn minden adatával.

A képernyő alsó részén a kiválasztott tárgyi eszköz kapcsolódó adatait láthatjuk. Az alábbi fülekre kattinthatunk és váltogathatjuk a képernyőket:

Mozgások
Tartozékok
Könyvelve

A fülek adatait és működését a Tárgyi eszköz adatok és a Tárgyi eszköz funciók szövegrészben találjuk. A képernyőn megjelenő mezők sokasága miatt a mezők nevénél rövidítéseket kellett alkalmaznunk, de a mezők leírása egyértelművé teszi tartalmukat.

Színek:

Mindig a sárgán látszó mezőben állunk. A kékkel jelölt mezőket a gép tölti, nem tudunk beleírni. Ha mégis sikerül, akkor Önök nagyon ügyesek és azonnal szóljanak a szoftverfejlesztőknek.

Tárgyi eszköz funkciók

A Tárgyi eszköz képernyő funkcióit a képernyő ablakának felső részén látható, nyomógombokat tartalmazó eszközsáv nyomógombjaival érhetjük el.Bizonyos helyzetekben egyes funkciók nem használhatóak, ilyenkor ezek a nyomógombok illetve menüpontok elhalványulnak. (Pl. a Jóváhagyás és Elvetés gombok és menüpontok csak új felvitel vagy javítás elkezdése után válnak használhatóvá.)

Lépdelés

A tárgyi eszközök között lépegethetünk.

Szűrés

Fenti keresési funkciók a tárgyi eszközök tetszőleges szempontok szerinti gyors kiválasztására

szolgálnak.

Új tárgyi eszköz

Új tárgyi eszköz rögzítésébe kezd.

Javítás

A tárgyi eszköz adatainak javításába kezd. Utólagos módosításoknál bizonyos szempontokra figyelni kell.

Rögzítés

A tárgyi eszköz adatbázisba való végleges rögzítése csak ennek a gombnak a lenyomására történik meg.

Határnap:

A keresés gombbal állítható. A képernyőn a tárgyi eszközök bruttó értéke, nettó értéke és nyilvántartási értéke a választott határnapig bekövetkezett változásokat mutatja. A határnap állításával lehetőségünk van az eszközök korábbi vagy későbbi időpontok szerinti értékeinek vizsgálatára. Figyelem: ha tört időszakot pl. hó közepét adjuk meg határnapként, s havi értékcsökkenés elszámolást használunk, akkor az előző hónap utolsó napján elszámolt értékcsökkenéssel csökkentett nettó értéket láthatjuk.

Fontos: a program az eszköz állapotát is a megadott határnaphoz viszonyítja (aktív, kivezetett,leírt stb.)

Gyorskereső

A gyorskereső mezőbe a tárgyi eszköz megnevezés elejét írjuk be, majd kattintsunk a nagyítóra. Ezután a program csak a beírt szöveggel kezdődő eszközöket mutatja fel. Természetesen nem kell törődnünk a kis- és nagybetű használatával még a magyar ékezetes betűknél sem. Ha szeretnénk újra minden adatot látni, hagyjuk üresen a gyorskereső mezőt majd nyomjuk meg a nagyítót.

Tárgyi eszköz adatok

Azonosító

Tetszőleges, a felhasználó által definiált alfanumerikus egyedi azonosító, a tárgyi eszköz fő-fő azonosítója.

Típus

Szabadon felhasználható mező, lehet pl. gépkocsiknál a rendszám.

Megnevezés

A tárgyi eszköz szöveges megjelölése

Gyártó/szállító

Gyártó/szállító az ügyféltörzsben szereplő partner ahonnan a beszerzés történt.

Felelős

Ez a mező a rendszerben található személytörzssel áll kapcsolatban. Onnan emelhetünk át felelős személyt, illetve bővítés során oda rögzíthetjük az újat. A mező jelölheti a leltárfelelőst vagy kihelyezés esetén kinél van ez az eszköz. A kimutatásoknál kérhetünk felelősökre csoportosított listát.

Gyáriszám

Az eszköz gyáriszámának beírására szolgál.

Leltári szám

A felhasználó által kialakított szám.

Megjegyzés

Szabadon felhasználható szöveges mező, mérete nincs korlátozva, a tárgyi eszköz nyilvántartó lapon kiírásra kerül. Keresni is tudunk az ebbe a mezőbe beírtakra. Használhatjuk pl. a gyártó feltüntetésére, ha nem akarjuk a rendszer ügyféltörzsét bővíteni vagy amortizácíós kulcs változtatásánál a korábbi eltárolásásra.

Besorolás

A főkönyvi könyvelés számlatükre szerinti besorolásra szolgál. A felvitt adatok a tárgyi eszköz besorolás szótárral állnak kapcsolatban. A mozgások könyveléséhez a kontírozó törzset is eszerint a besorolástörzs szerint kell majd feltölteni. A tárgyi eszköz kimutatások többsége a besorolás szerinti csoportosításban listázza és halmozza az adatokat.

Sz.v.tv.leírás

A számviteli törvény előírásai, és a számviteli politikában leírtak alapján a terv szerinti értékcsökkenés számításának megadására szolgál. Jelenleg a program a lineáris %-os leírást támogatja. Vagy nyissuk le a mezőt és válasszunk a korábban rögzített kulcsok közül vagy adjunk meg egy nevet pl. lineáris 20 %, s ha a számviteli amortizációs táblák között ez még nem szerepel, akkor előtűnik a törzsadat képernyő, ahol a megnevezésbe kerül a "lineáris 20 %" szöveg, de emellett ki kell töltenünk a leírási táblázatot, mert a gép innen fogja tudni, hogyan számoljon. Az érték mezőbe a kívánt % kerül, ezesetben a 20, a leírás módja mezőt lenyitva a százalék sort kell választanunk. Majd a "zöld pipával" rögzítjük az amortizációs táblába a felvitt adatokat. A kisképernyőt becsukva visszatérünk a tárgyi eszköz felviteli képernyőhöz.

Ha az adott tárgyi eszközre nem számolható el értékcsökkenés, 0 %-ot is megadhatunk. Az azonnali értékcsökkenés elszámolásnál az értékhez írjunk be 100-at és válasszuk a leírás módjánál az azonnalit. Így elkülönítve ki tudjuk mutatni ezeket az eszközöket és elszámolt értéküket. A lineáris %-os értékcsökkenés elszámolásnál a program az aktuális bruttó értékből számol. Ez azt jelenti, hogy egy felújítás esetén a gép elszámolja a felújítás előtti napig a terv szerinti értékcsökkenést még a régi bruttó értékkel, majd a felújítás napjától az időszak végéig már az új bruttó értékkel.

Beszerzés dátuma

A dátum beviteli mező tulajdonsága érvényes itt is.

Maradványérték

A felhasználó határozza meg, üresen is hagyhatja, ekkor a gép 0 maradványértékkel számol. A számviteli értékcsökkenés számításnál csak a maradványértékig számol el értékcsökkenést a gép. Az adótörvény szerinti értékcsökkenés számításra nincs hatással.

Bruttó érték

A számviteli törvény alapján meghatározott bekerülési érték, mindig a gép számolja alul a mozgások fülön megadottak alapján. Előfordulhat 0 érték is.

Nettó érték

A számviteli törvény alapján meghatározott könyv szerinti érték, a gép által képzett mező. Az érték- csökkenéseket a gép számolja automatikusan az aktiválás rögzítésekor, melyek alul a mozgások fülön láthatóak. Minden, a tárgyi eszköz értékére vonatkozó változást alul a Mozgások között adhatunk meg.

Aktiválás dátuma

Egy tárgyi eszközt beruházásként is rögzíthetünk, s később aktiválunk vagy azonnal aktiváljuk, Mindkét esetben alul rögzítjük a megfelelő adatokat, majd a gép ide kiemeli az aktiválás napját.

Leírás várható dátuma

Az aktiválás dátuma és a számviteli leírás módja alapján a gép kiszámolja a leírás várható dátumát.

Tervezett élettartam

Években kell megadni, de az aktiváláskor a számviteli leírás alapján a gép kiszámolja.

Adótv.leírás

Működése a számviteli leíráshoz hasonló

A képernyő alsó részén látható fülek adatai

Mozgások fül:

A + gombra kattintva vihetünk fel új mozgást, a - szal törölhetünk. Törölni vagy a legutolsót lehet, vagy valamelyik sortól az összesen-t. Középről csak egy mozgást nem törölhetünk ki, mert a változás után az értékcsökkenést mindenféleképpen újra kell számolnia a gépnek.

Mozgás

A tárgyi eszköz változását jellemzi. A felvitel során először a mozgás fajtáját választjuk ki, a gép felajánlja a lehetséges választékot. A mozgásfajták és kezelésük részletes leírását a Tárgyi eszköz mozgások fejezetben olvashatjuk.

Dátum

Aktiváláskor a gép felajánlja a beszerzés dátumát, amely felülírható.
Bruttó érték változás
Nettó érték változás
Nyilvántartási érték változás

A fenti három érték mező kitöltése a mozgás fajtájától függ. A gép mindig csak a megfelelő mezőbe enged értéket írni. Pl. aktiváláskor a bruttó érték változást tölthetjük, rögzítés után a beírt adat automatikusan megjelenik a nettó érték változás és a nyilvántartási érték változás mezőben. Értékesítésnél az értékesítés napját megadva, a gép tölti ki a bruttó, nettó és nyilvántartási érték változás mezőket. Ezzel szemben Tartozék értékesítéskor nekünk kell beírnunk mindhárom értéket, mert ezeket a program nem tudhatja. A Terv szerinti értékcsökkenést mindig a gép számolja.

Mennyiség

Megjegyzés

Szabadon felhasználható szöveges mező. A felvitt mozgássorok alapján rögzítéskor a program kiszámolja az aktuális bruttó, nettó és nyilvántartási értéket.

Tartozékok fül:

Fontos tudnivaló, hogy a tartozékok felvitele nem hat automatikusan a mozgásokra és a bruttó ill. nettó értékre. A Mozgások fülön kell, hogy felvigyük a tartozékra vonatkozó mozgásfajtákból választva a megfelelő, értékkel ellátott sort, ha szükség van a bruttó, nettó ill. nyilvántartási érték módosítására.

Megnevezés

A tartozék leírása.

Típus

Tetszőleges szöveges mező.

Dátum

A tartozék aktiválásának vagy kivezetésének dátuma.

Db

Mennyiség megadva darabban.

Bruttó érték

A tartozékok össz.értéke, amely nem halmozódik automatikusan a tárgyi eszköz bruttó értékéhez. Tartozék kivezetéskor két lehetőség van: vagy töröljük a megfelelő sort vagy felviszünk egy negatív mennyiségű sort, ahol a megnevezésbe beírjuk a kivezetett tartozékot, esetleg a kivezetés okát. Nulla értékkel is szerepelhetnek a tartozékok, hacsak a leltározáshoz van szükségünk a nyilvántartásukra.